1 poste de secrétaire médicale Service de Santé au Travail - H/F

Description entreprise :

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.

Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :

1. Sécurité incendie

L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :

→ connaître :

• les règles de prévention face au risque d’incendie,
• le matériel destiné à la défense incendie dans son service,

→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,

→ connaître dans son service, l’emplacement de :

• la coupure d’urgence de l’électricité,
• la coupure d’urgence des gaz médicaux,

→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.

2. Développement durable

Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.

Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.

La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.

La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :

→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;

→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;

→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;

→ consommer le juste besoin ;

→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.

Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :

- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers

- le tri des déchets

- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)

N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr

Description du poste :

Présentation du service d’affectation

Le Service de Santé au Travail est situé au RDJ – Niveau moins 1

Composition :
- Dr CHARET Christine (1 jour/mois)
- IDEST (Mme Laure WINDELSCHMIDT) : 100 %
- 1 secrétaire (100 %)
- 1 Psychologue du Travail (60 %)

Mission :
Consultations et prise en charge des Agents du CH et des Sites Annexes
Prévenir les Risques Professionnels :
 TMS (Troubles musculo-squelettiques),
 RPS (Risques psychosociaux).

Description synthétique du poste
Secrétaire médicale
 Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations administratives et médicale des Agents entre le Médecin du Travail, l’IDEST et la Psychologue du Travail
 Echanges téléphoniques, courriel avec La Cellule Carrière, Contractuelle, Affaires Médicales, CSG, Cadres Sup, Cadres de Santé, Assistante Sociale en respectant le secret professionnel.

Missions principales (non exhaustives)

ACCUEIL :
Accueil physique :
 Accueil des Agents,
 Entretiens avec les Agents,
 Renseigner, Orienter les Agents.
Accueil téléphonique :
 Gestion des appels internes et externes, envoi de mails le cas échéant,
 Gestion des plannings du Médecin et de l’IDEST, de la Psychologue du Travail

GESTION DU DMST de l’Agent (Dossier Médical de Santé au Travail) :
 Scannage de documents, de toutes les correspondances…,
 Archivage du DMST,
 Envoi de documents à l’Agent (Vaccinations, Expertises…).

GESTION DES PLANNINGS DE RDV :
 Gestion du planning du Médecin, de l’IDE, de la Psychologue du Travail (Tiers temps, Réunion, Inscription formations …),
 Programmer les visites médicales du Médecin et de l’IDEST, de la Psychologue du Travail.
CONSULTATIONS avec LE MEDECIN et l’IDEST :
 Vérification et MAJ des données administratives de l’agent,
 Scannage et enregistrement des documents médicaux de l’Agent,
 Envoi des fiches d’aptitude à la DRH, Encadrement,
 Scannage des documents amenés pour la consultation. Missions principales (non exhaustives)

AUTRES :
 Gestion du courrier arrivée et départ,
 Gestion du courrier externe et interne,
 Gestion des messages pour le Médecin,
 MAJ des formulaires et procédures SST (Kit AES, AT infos TPT, CLM, CLD, MP…),
 Traitement des mails des Agents,
 Traitement des mails de la DRH, DAM, CSG, de l’Encadrement, du Comité Médical
 Traitement du courrier arrivée (interne et externe)
 Gestion des convocations du Médecin, de l’IDE, de la Psychologie du Travail : accès au planning informatisé des agents (GTT),
 Préparation de réunions (CLIN, F3CST, GST, Cours IFSI/IFAS),
 Suivi des Conseils Médicaux/Réforme (suivi Dossiers des agents en attente d’expertises),
 Suivi des Maladies professionnelles,

 Suivi des TPT,
 Envoi des demandes de « Transfert de dossiers médicaux » (De Médecin du Travail à Médecin du Travail »,
 Envoi d’expertises médicales sous pli confidentiel (à l’Agent, au Médecin traitant, au Comité Médical),
 Mise en place de procédures en collaboration avec l’Infirmière et le Médecin du SST,
 Organisation Campagne Vaccinations (Grippe/Covid),
 Participation à des réunions :
GST : Groupe Santé au Travail (Réunion mensuelle),
CPME : Commission Pluridisciplinaire de Maintien dans l’Emploi (Réunion trimestrielle),
Réunion information collective pour les Agents en Arrêts (Réunion trimestrielle),
Réunion de Service : 1 fois par mois en visio ou en présentiel avec le Médecin et les différentes équipes pluridisciplinaires (CHIVA, CHAC, NARBONNE, CARCASSONNE),
 Rédaction du rapport annuel en collaboration avec l’équipe,
 Suivi AT, AES,
 Réapprovisionnement des stocks du service (imprimés à la reprographie, fournitures de bureau…),
 Gestion des stocks (bureautique),
 Bon ASSET Plus pour demande réparations,
 Echanges avec Comité Médical pour récupérer expertises.

Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)

Absence de l’IDEST :
De façon ponctuelle :
 Enregistrement des AES et mise en place du Suivi (Questionnaire et Ordonnances),
 Suivi des AT.

En collaboration avec le Personnel Compétent en Radioprotection (PCR) :
 Envoi des données administratives des Agents aux PCR pour la mise en place de la Dosimétrie (Agent qui seront soumis aux rayonnements ionisants).

Formations
A prévoir en fonction du plan de formation institutionnel :
 Formation Secrétaire des Services de Santé au Travail (Paris 2/3 jours en 2027)
Recommandé pour remise à niveau :
 Journées Nationales ANMTEPH (Association Nationale des Médecins du Travail) 2 jours par an.

Conditions d’exercice
Rythme de travail :
 Ouverture du Service : 8 H 00 – 16 H 40 du Lundi au Vendredi
 Amplitude horaire : 7 H 40
(Roulement avec l’Infirmière) :
- Une semaine 8 H 00 - 15 h 40
- Une semaine 9 H 00 – 16 H 40
Exigences relationnelles :
- Discrétion,
- Ecoute et disponibilité,
- Réactivité,
- Travail en équipe,
- Polyvalence,
- Adaptabilité.
Logiciels utilisés :
• WORD, EXCEL, POWERPOINT
• Logiciel GTT
• Logiciel Médecine du Travail KITRY
 Cyberlab
• Internet et Intranet

Profil recherché :

Profil
Pré requis obligatoires :
 Capacité d’écoute
 Maîtrise de la terminologie médicale,
 Savoir-être.
Pré requis souhaités :
 Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d’accueil,
 Connaissances associées : législation et réglementation SST FPH
 Compétences sociales :
• Travail en équipe,
• Transmission de l’information,
• Coordination avec l’Assistante Sociale du Personnel sur le suivi de dossier
 Compétences organisationnelles :
• Facilités d’adaptation à la polyvalence,
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.