Assistant·e de Direction

Description entreprise :

L’institut Laue Langevin (ILL) est un organisme de recherche international à la pointe des sciences et techniques neutroniques. Son réacteur nucléaire à haut flux délivre les faisceaux de neutrons les plus intenses au monde à une suite de plus de 40 instruments scientifiques. Chaque année, quelque 1800 chercheurs internationaux viennent à l'ILL pour mener des expériences de pointe dans un large éventail de disciplines scientifiques, favorisant ainsi l'innovation dans les domaines de la santé, de l'énergie, de l'environnement et des matériaux quantiques. L'ILL participe également à la production de radio-isotopes destinés aux applications médicales. Plus de 500 personnes de 25 pays différents travaillent à l’ILL, dans une diversité de métiers et un environnement multiculturel et inclusif.

La Division Réacteur assure l'exploitation sûre, fiable et efficace du réacteur à haut flux de l'ILL. Elle supervise l'exploitation du réacteur, la gestion du combustible, la maintenance, l'ingénierie, la radioprotection et le support technique. La DRe emploie environ 100 personnes, principalement des opérateurs de réacteur, des techniciens de maintenance et des ingénieurs nucléaires, ainsi que du personnel de sûreté, de radioprotection et de soutien à l'exploitation.

Description du poste :

Au sein de la Division Réacteur (DRe), vous assurerez le secrétariat du Chef de Division et apporterez un soutien administratif structurant à l'ensemble de la division. Le poste est au cœur des relations avec les autorités de sûreté et de sécurité, et implique une gestion rigoureuse de documents sensibles ainsi qu'une coordination étroite avec les autres assistantes de direction du Management Board. Ce poste nécessite une habilitation particulière compte tenu de la sensibilité d’une partie des documents et des activités.

Vos fonctions

• Assurer les relations administratives avec les autorités extérieures (Autorité de Sûreté Nucléaire et de Radioprotection (ASNR), Haut Fonctionnaire de Défense et de Sécurité (HFDS) du Ministère de la Transition Énergétique et son appui technique, Préfecture, Police) : traitement, diffusion et archivage du courrier arrivée/départ, et tenue à jour du répertoire de correspondance.
• Assurer la logistique inhérente aux inspections (ASNR, HFDS, EURATOM) et aux exercices de crise.
• Gérer les documents classifiés « Secret » et « Diffusion Restreinte », ainsi que le suivi des habilitations et criblages associés.
• Gérer l'administratif lié à la gestion de crise : badges d'accès au CEA-Grenoble, tenue à jour de la liste des agents ILL susceptibles d’y être impliqués et de la documentation associée.
• Connaître et suivre les référentiels sûreté (Rapport de Sûreté, Règles Générales d’Exploitation, Plan d’Urgence Interne et fiches réflexes) et sécurité (Dossier d'Autorisation et de Contrôle des matières nucléaires/Élément d'Information et de Description), ainsi que des documents d'exploitation (procédures, rapports RHF, consignes).
• Organiser les réunions périodiques de la DRe et rédiger les comptes rendus associés.
• Organiser les visites importantes de la DRe (autorités de sûreté, pouvoirs publics) et les événements de la division en collaboration avec les autres assistant(e)s.
• Assurer le secrétariat du Chef de la Division Réacteur : gestion de l'agenda, des appels, de la messagerie, de la correspondance, des déplacements, des notes de frais.
• Coordonner la campagne d’entretiens annuels et gérer les fichiers de la Commission paritaire.
• Collaborer avec les autres assistant(e)s de direction du Management Board pour assurer une bonne coordination des actions en fonction des objectifs fixés.

Profil recherché :

• Formation Bac+2 en assistanat de direction, gestion administrative ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée en tant qu'assistant·e de direction.
• Bonne maîtrise de l’anglais et du français à l’oral comme à l’écrit.
• Rigueur et sérieux indispensables, notamment pour la gestion de documents sensibles et classifiés.
• Sens aigu de l'organisation, avec une capacité à gérer simultanément des tâches variées et des interlocuteurs multiples.
• Bonne autonomie dans la prise en charge des missions au quotidien.
• Bon relationnel et aptitude au travail en équipe, en particulier dans le cadre de la coordination avec les autres assistantes de direction.