ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETAIRE DIRECTION DES SOINS - ET QUALITE / GESTION DES RISQUES

Direction : Laurence MAUCHERAT Directrice : Michèle PAULY Directrice Adjointe Hospitalière Date de parution : Septembre 2026 Adresse : 1, allée des Thuyas 94832 Fresnes cedex Accès par : A6 / A86 / N 20 8km de la porte Orléans RER B stations : - Parc de Sceaux - Arcueil/Cachan + bus 187 - Croix de Berny TVM. Carrefour de la Déportation Fonction : Secrétaire Grade : Adjoint administratif - CDD en vue d'une titularisation Relations hiérarchiques : - CPP - Direction des Soins - Directrice de l'EPSNF Relations fonctionnelles : - CPP Direction des Soins - Secrétariat centralisé - Cadres de santé - DRH - Services économiques - Service formation - Services de soins - Secrétariat de direction - Secrétariat Qualité / Gestion des risques - Services pénitentiaires Niveau d'études et/ou formations : BEP secrétariat BAC Pro secrétariat/ gestion administratif Expérience en qualité et gestion des risque souhaitée (Référentiel HAS) Présentation de l'hôpital : 80 lits Médecine = 16 lits Soins de Suite Réadaptation = 24 lits Médecine Physique Rééducation = 40 lits Consultations Pharmacie Imagerie médicale Prise en charge de patients exclusivement placés sous mains de justice Horaires de travail : base de 37h30 par semaine. 15 RTT - 25 CA 7 jours de FTA Amplitude horaire : 08h30- 17h30. Missions permanentes · Secrétariat de la Direction des soins (CDD ou mutation) o Assurer l'accueil téléphonique, la réception des appels et leur transmission. o Gérer les courriers entrants et sortants (réception, enregistrement, diffusion, expédition). o Assurer la gestion de l'agenda Outlook de la Direction des soins. o Organiser les rendez-vous pour le recrutement d'agents : constitution de dossier, demande d'accès et planification dans Outlook de l'agenda de la CPP. o Mettre à jour le répertoire téléphonique des professionnels soignants et des vacataires. o Réaliser les travaux de bureautique (courriers, comptes rendus, notes de service, tableaux de suivi, mise en forme de documents). o Assurer le suivi des échéances, des demandes et des actions engagées : notamment les renouvellements de contrats des agents en lien avec le service RH et le suivi des vacations Hublo en lien avec les cadres de santé et le service RH. · Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux o Elaborer la planification annuelle des stages IDE/AS/kinés/Ergos/EAPA à partir des demandes de places des instituts de formation o Assurer le suivi administratif mensuel des conventions et des dossiers de stage. o Réaliser les demandes d'autorisation d'accès et les démarches administratives associées. o Transmettre les informations aux différentes unités de soins (cadres, RH, informatique, PUI) o Exploiter les questionnaires de satisfaction des étudiants et réaliser les statistiques correspondantes. · Organisation des réunions et instances o Organiser les réunions de la Commission des soins (CSIRMT) : convocations, préparation des dossiers, logistique. o Organiser les COPIL-COVIRIS : convocations, préparation des dossiers, logistique. o Organiser les réunions des cellules des Evènements Indésirables : convocations, préparation des dossiers, logistique. o Assurer la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux des réunions et instances en lien avec la Direction des soins : CSIRMT, COPIL-COVIRIS, EPRI, CLUD, CEI · Gestion des astreintes des cadres de santé o Élaborer et mettre à jour les tableaux mensuels des astreintes. o Transmettre les tableaux d'astreinte à la Direction pour validation. o Établir et transmettre les relevés mensuels d'astreinte au service des paies. o Assurer le suivi administratif des astreintes. · Qualité des soins et gestion des risques o Saisir les questionnaires de satisfaction patients dans BlueKango. o Mettre en forme et indexer de l'ensemble des procédures de l'établissement dans BlueKango selon la Procédure des procédures. o Gérer le circuit des procédures une fois qu'elles sont rédigées par le responsable concerné de la mise en forme à l'archivage informatique BlueKango et papier o En lien avec la coordinatrice qualité, aide à réaliser les supports de communication qualité : lettre qualité, affiches. o Organiser les prélèvements d'eau : réalisation des demandes d'accès des prestataires. Compétences.
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.
Nom et fonction : DUBOIS de SEVIN Marion Cadre Paramédicale de pôle Téléphone : 01 49 84 71 33 - Secrétariat : 01 49 84 71 05 Email : marion.dubois@epsnf.fr