responsable administratif et financier (H/F)

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Un responsable administratif et financier (H/F)

Cadres d’emplois des attachés territoriaux

Poste localisé au conservatoire de Châtenay-Malabry

Missions

• Mettre en place de nouvelles procédures et suivi de l’exécution budgétaire du conservatoire
• Organiser l’activité de gestion administrative, technique et d’accueil de l’établissement
• Travailler en réseau intercommunal, participer aux réunions de coordination des responsables administratifs et financiers, être porteur de projets transversaux

Activités principales

Assurer le suivi administratif de l'activité de l'établissement

• Gérer le courrier
• Rédiger les rapports d'activités
• Établir les statistiques
• Renseigner les dossiers d'enquêtes
• Préparer le conseil d'établissement
• Élaborer et formaliser les conventions de mise à disposition
• Contrôler et formalise les conventions de partenariats pédagogiques
• Élaborer en lien avec le théâtre les plannings des agents de sécurité et ADS

Participer à la gestion du budget de l'établissement

• Participer à l'élaboration du budget
• Suivre l'exécution du budget
• Gérer les demandes de subventions
• Assurer le suivi des achats
• Réaliser des devis et élaborer les bons de pré-commande

Encadrer le personnel administratif et technique de l'établissement

• Conduire les entretiens professionnels
• Tenir à jour le planning des congés
• Planifier et hiérarchiser le travail des agents administratifs et techniques
• Coordonner l'organisation administrative de la vie scolaire
• Piloter la procédure d'inscription des élèves
• Superviser la procédure des affectations
• Gérer les listes d'attentes
• Veiller à la cohérence des emplois du temps, de la répartition des salles
• Superviser l'organisation administrative et matérielle des examens et des jurys
• Participer aux instances de concertation pédagogique

Superviser l'accueil du public, des usagers et des professeurs

• Veiller aux bonnes conditions d'accueil du public (espace accueil ....)
• Superviser la gestion du planning et de l'installation des salles de cours
• Superviser la gestion du planning de location des salles

Référent qualité "Certification Qualiville"

• Animer les protocoles d'accueil des différents publics avec ses collègues en charge de l'accueil
• Participer à la rédaction et à la mise à jour du guide de l'accueil de l'équipement
• Réaliser les autocontrôles
• S’assurer du respect des protocoles définis à partir des outils et méthodes fournis par la collectivité
• Rendre compte du déploiement effectif de la démarche à son directeur d'équipement
• Identifier les possibilités d'amélioration

Organiser l'organisation logistique des évènements en partenariat avec les responsables des études (examens, auditions, concerts, saisons, réunions)

• Mobiliser l'équipe technique

Contrôler l'entretien, la maintenance et la rénovation de l'équipement en partenariat avec la direction de la maîtrise d'ouvrage de l'établissement public territorial

• Garantir le renouvellement et la modernisation des moyens matériels mis à disposition du personnel

Assurer le suivi administratif du personnel enseignant et de l'ensemble des équipes en lien avec la direction des ressources humaines

• Gestion des contrats des intermittents (Guso)

Compétences et connaissances

• Statut de la fonction publique territoriale
• Fonctionnement et règles de gestion RH, administratives et financières des collectivités locales
• Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques en matière de spectacle vivant et d'enseignement artistique (au niveau national ainsi qu'au niveau local)
• Notions de finances publiques et d'exécution d'un budget
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Méthodes et outils de planification
• Logiciels et progiciels applicatifs
• Techniques de médiation
• Méthodes et outils d'animation d'équipe
• Aptitude à l'encadrement
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Connaissances des logiciels Ciril Finances, Manty

Aptitudes et savoir être

• Esprit de synthèse
• Agilité
• Leadership collaboratif
• Aptitude à travailler en transversalité
• Être rigoureux
• Être intègre
• Capacité à travailler en équipe
• Être polyvalent
• Discrétion professionnelle
• Sens de la relation humaine, de la médiation, du service public
• Devoir de réserve
• Qualités relationnelles

Diplômes

• Titulaire d'un diplôme Bac +2/3 en gestion des équipements culturels, sciences économiques ou en gestion

Conditions liées au poste

• Participation de la collectivité au remboursement des frais de transport en commun
• Participation de la collectivité à la couverture santé mutuelle et prévoyance
• Adhésion de la collectivité au CNAS
• Tickets restaurant, soirée du personnel, Noël des enfants

Limitrophe au sud de Paris, l’Etablissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant 400 000 habitants. Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation

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