Assistant administratif (H/F)

Job Description

Vous aimez organiser, coordonner et faciliter le travail d’une équipe ? Vous recherchez un poste administratif qui a du sens, au service de l’enfance et des familles ? Rejoignez le Département de l’Orne à Alençon en tant qu’assistant administratif PMI, dans le cadre d’un CDD de six mois à temps complet. Vous contribuerez au bon fonctionnement de la Protection maternelle et infantile (PMI), en apportant un soutien administratif essentiel aux professionnels qui accompagnent les enfants, les familles et les assistants maternels. Un poste où votre rigueur et votre sens de l’organisation feront une réelle différence au quotidien !

Votre mission au quotidien

Au sein du service de la Protection maternelle et infantile (PMI), rattaché à la Direction de l’enfance et des familles du Pôle Solidarités, vous assurez le suivi administratif de l’activité en territoire. Vous gérez les agendas, organisez les rendez-vous, assurez l’accueil téléphonique et planifiez les réunions. Vous préparez les dossiers, veillez à leur suivi et à leur transmission, puis rédigez les documents et bordereaux nécessaires au bon fonctionnement du service. Votre rôle ? Permettre aux professionnels de disposer des bonnes informations au bon moment, sans que les détails administratifs ne leur échappent.

Vous participez également au suivi des demandes d’évaluation, notamment celles concernant les assistants maternels et les informations préoccupantes (IP). Vous saisissez les demandes dans les tableaux de bord, assurez une veille administrative sur les dossiers et coordonnez les échanges avec les équipes territoriales. Vous veillez à la transmission des demandes aux professionnels de la PMI et au suivi des retours, jusqu’à leur validation par le cadre responsable. Vous contribuez ainsi à la fiabilité des informations et à la fluidité du traitement des dossiers, dans un domaine où la vigilance est essentielle.

Vous prenez aussi en charge l’organisation administrative et logistique du service. Vous triez et acheminez le courrier, classez et archivez les documents, réalisez les travaux bureautiques et assurez la gestion des espaces numériques de la PMI. En lien avec le cadre responsable et le relais RH, vous participez au suivi des horaires, des congés et des données de gestion du temps via OCTIME. Vous relayez également les publications et informations internes ou externes auprès des territoires.

Ce poste demande de la méthode, de la réactivité et un véritable sens des priorités. Vous travaillez en lien avec différents interlocuteurs et contribuez chaque jour à une organisation efficace et fiable. Vous exercez vos missions dans le respect du secret professionnel et de la confidentialité. Des déplacements sont à prévoir : le permis B est donc nécessaire.

Profil

Vos compétences utiles

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau 4 ou 5, de type baccalauréat ou BTS, idéalement dans les domaines médico-social, de la gestion administrative ou de l’assistanat de direction.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques et êtes à l’aise avec la saisie, le suivi de tableaux de bord, la gestion documentaire et la rédaction de documents administratifs. Votre connaissance des institutions, des dispositifs et des politiques sociales vous permettra de mieux comprendre les enjeux de votre environnement professionnel.

Au-delà de votre formation, vous vous distinguez par votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle. Vous savez analyser une demande, repérer les informations importantes et assurer un suivi précis des dossiers. Votre écoute, votre adaptabilité et votre goût pour le travail en équipe vous aident à collaborer avec des interlocuteurs variés.

Vous savez également faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées. Si vous aimez que les dossiers soient bien suivis, les informations correctement transmises et les journées organisées avec méthode, vous trouverez ici un poste dans lequel vos compétences seront pleinement utiles.

Informations contractuelles

Pourquoi nous ?

Vos avantages :

Au département de l'Orne, les collaborateurs profitent d'une politique RH dynamique et attractive, assurant des conditions de travail équitables et stimulantes.

En plus d'une rémunération adaptée à votre parcours avec un régime indemnitaire, nous avons prévu aussi pour vous plusieurs avantages :

Développement de carrière :

Formations, communauté managériale, analyse des pratiques professionnelles, opportunités de mobilité interne...

Culture de la collectivité et engagement des agents :

Journées des nouveaux arrivants, vœux au personnel...

Soutien à la mobilité et environnement de travail : réseaux de transport accessibles, pools de voitures et vélos électriques de service…

Politique RH et avantages :

Primes, prévoyance, assurance maladie complémentaire (mise en place en cours), prestations du CNAS (Comité national d’action sociale) comme des chèques vacances, des aides sportives et culturelles, une prime de rentrée scolaire, ….

Flexibilité et équilibre travail-vie privée : télétravail, horaires de travail flexibles…

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes animé par la volonté de transformer les parcours de vie des individus en situation de vulnérabilité, alors nous serions honorés de découvrir votre candidature. Cliquez sur le bouton «Postuler» et rejoignez notre aventure collective.

Enfin, c'est une surprise, retrouvez-nous en images :

• Découvrez vos futurs collègues ici : https://jobpublic.fr/company/emploi-departement-de-lorne/portals/team
  
• Voici le message d'accueil du directeur général des services : https://jobpublic.fr/company/emploi-departement-de-lorne/portals/presentation
  
• Enfin découvrez le département : https://jobpublic.fr/company/emploi-departement-de-lorne/portals/workplace
  

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !

Requirements
Diplôme préparé durant le contrat d'apprentissage : Licence ou Master spécialisé dans les domaines suivants : contrôle de gestion, finance, administration des collectivités Nous recherchons Un personne motivée, rigoureuse et organisée Des connaissances des logiciels bureautiques Goût du chiffre, de l'analyse et de la synthèse Bonne communication De la discrétion et de la neutralité