ASSISTANT-E DE DIRECTION

Description du poste

Définition du poste : Dans un fonctionnement en binôme avec une autre assistante, assister l'équipe de direction et venir en appui des équipes dans l'organisation quotidienne du travail. Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et notamment en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information. Activités essentielles : • Assurer en lien avec l'autre assistante de la DD, la gestion de la BAL direction, • Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels, • Gérer la planification individuelle et collective : les agendas, • Traiter le courrier dans ses différentes étapes : entrées et sorties, diffusion, suivi (utilisation de l'outil Elise), • Être une personne-ressource sur l'activité et le fonctionnement du service en matière de logistique et moyens matériels (gestion du stock et des fournitures, tenue des chronos, mise à jour des classeurs), • Evaluer, signaler et orienter les urgences, • Apporter son appui pour l'organisation de la vie de la DD (programmation des réunions de service, des points « secteurs », comptes rendus…), • Assurer le suivi de dossiers (instituts de formation, Conseils de surveillance, CDU , CODAMUPS-TS), • Mettre en forme et rédiger des courriers et des rapports, • Classer et archiver des documents de la DD, organiser le classement numérique, • Mettre à jour des bases de données et des listings liés à l'activité des pôles de la DD, • Diffuser des appels à projets/appels à candidature auprès des établissements et services, • Rédiger des documents administratifs et les publier. Activités relatives à la Démocratie sanitaire : • Participer à l'organisation des réunions de démocratie sanitaire et des réunions départementales (ESMS, CVSD, CAS…). Activités annexes : • Gérer le dossier des élections de la Fonction Publique Hospitalière, • Participer aux travaux internes relatifs à la GED/GEC en binôme avec l'assistante de direction (co référente ELISE) ; • Apporter son appui au cadre référent et au gestionnaire de la Délégation Départementale sur les inspections (gestion du SI ICEA, suivi des inspections, des temps d'inspection par agent) ; · • Apporter son appui au gestionnaire référent sur le suivi des plaintes et réclamations en lien avec les référents thématiques (gestion de SIREC et suivi des dossiers). Relations internes : autres collaborateurs de la Délégation départementale, secrétariats des autres directions, Cabinet. Relations externes : préfecture, conseil départemental.

Profil recherché

Vos compétences

Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS, ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL, GESTION DE L'INFORMATION, ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS, TECHNIQUES DE RÉDACTION. Savoir-faire : COMMUNIQUER, CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT, PRIORISER, PLANIFIER, ARCHIVER. Savoir-être : ÊTRE AUTONOME, ESPRIT D'INITIATIVE, FACULTÉ D'ADAPTATION, FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION, SENS DE L'ORGANISATION, AISANCE RELATIONNELLE, AVOIR L'ESPRIT D'ÉQUIPE, RÉACTIVITÉ, ÊTRE RIGOUREUX, DISPONIBILITE. Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations complémentaires

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.