Assistant de gestion opérationnel F/H

Description du poste

Vos missions : un rôle polyvalent au cœur de l’activité

Rattaché(e) au Directeur de la Business Unit PBMP, vous serez le/la pilier administratif et logistique de l’équipe, en interface avec les services Comptabilité, RH, Qualité, Sécurité et Moyens Généraux. Vos missions, à la fois opérationnelles et stratégiques, contribueront directement à la performance de notre activité.

1. Appui à la gestion administrative et financière

• Suivi commercial et facturation :
  • Gestion des devis, commandes et prévisionnels de facturation de nos prestations
  • Contrôle des factures fournisseurs et sous-traitants
• Administration des dossiers projets :
  • Classement et archivage numérique des documents techniques et contractuels (respect des procédures qualité et RGPD).
  • Rédaction et mise à jour de documents qualité (fiches de non-conformité, etc.).
• Gestion des temps et des frais :
  • Pointage horaire des agents (saisie, contrôle des anomalies, transmission à la paie).
  • Vérification et validation des notes de frais (conformité, justificatifs, remboursements).
  • Suivi des absences (congés, arrêts maladie, RTT) et reporting mensuel.

2. Gestion des ressources humaines et intégration

• Accueil et onboarding :
  • Organisation de l’arrivée des nouveaux collaborateurs (remise des supports : livret d’accueil, règlement intérieur, chartes sécurité).
  • Coordination avec les RH pour les formalités administratives (contrats, badges, accès informatiques).
• Suivi des compétences et conformité :
  • Gestion des dossiers individuels (formations obligatoires, habilitations nucléaires, visites médicales).

3. Logistique et optimisation des moyens

• Gestion de la flotte automobile :
  • Coordination avec les partenaires (loueurs, garages, assurances) pour les livraisons, maintenances et réparations des véhicules.
  • Suivi des contrats de location/achat et optimisation des coûts.
• Approvisionnement et stocks :
  • Commandes de fournitures et EPI (Équipements de Protection Individuelle) en lien avec les besoins terrain.
  • Inventaire et rotation des stocks (réduction des gaspillages, négociation avec les fournisseurs).
• Planning des ressources :
  • Élaboration des plannings hebdomadaires des équipes et des moyens techniques (matériels d’inspection, véhicules).
  • Anticipation des besoins logistiques pour les chantiers (coordination avec les chefs de projet).

Qualifications

Compétences et expérience

• Formation : Diplôme de niveau Bac à Bac+3 en Assistanat, Gestion, Logistique, Secrétariat ou équivalent.
• Expérience :
  • 1 à 3 ans dans un poste similaire (idéalement en PME, secteur industriel/technique ou BTP).
  • Une première expérience dans un environnement réglementé (nucléaire, aéronautique, pharmaceutique) serait un atout majeur.
• Compétences techniques :
  • Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : tableaux croisés dynamiques, formules basiques).
  • Adaptabilité aux logiciels métiers (ERP interne, etc…).
  • Connaissance des procédures qualité (ISO 9001) (un plus).
• Qualités personnelles :
  • Organisation et priorisation : capacité à gérer des tâches multiples dans un environnement réactif et imprévisible.
  • Rigueur et discrétion : manipulation de données sensibles (paie, contrats, informations RH).
  • Esprit d’équipe et communication : interface entre la direction, les opérationnels et les services supports.
  • Autonomie et proactivité : proposition d’améliorations pour optimiser les processus.

Informations supplémentaires

• Évolution professionnelle : Vous serez formé(e) et accompagné(e) selon votre profil pour faciliter votre adaptation au poste. À terme, vous gagnerez en autonomie et en technicité, avec des responsabilités toujours plus importantes.
• Avantages : Prime de participation au bénéfice du groupe/Prime vacances/IMD (Indemnité Mobilité Douce)
• Télétravail possible en accord avec le manager
• Localisation & Mobilité : Chambray-Lès-Tours – Déplacements ponctuels à prévoir au niveau National
• Diversité et Inclusion : Conformément à notre engagement en faveur de la diversité et du handicap, toutes nos offres sont ouvertes à tous. Chez SITES, votre place vous attend !

Prêt(e) à relever le défi ? Rejoignez-nous pour participer à l'avenir des énergies décarbonées ! ⚡