Secrétaire médico-administratif H/F - Maisons Hospitalières de Cergy

Mission

Les Maisons Hospitalières de Cergy proposent une offre de soins non sectorisée en hospitalisation complète, hospitalisation de jour et accompagnement vers l'habitat.

Cet établissement situé à Cergy-le-Haut est composé de plusieurs unités de soins :

• La Maison Partenaires : hospitalisation complète d'une capacité de 71 lits
• L'Espace de Jour (EJR) : hôpital de jour d'une capacité de 25 places
• L'unité Passerelle : entre l’appartement associatif et le foyer postcure - 15 lits
• La plateforme RENOVO : un point d’entrée unique vers les soins de réhabilitation psychosociale du territoire

L’équipe du pôle secrétariat compte 3 secrétaires médico-administratives sous la responsabilité d’une cadre administrative

Sous la responsabilité de la cadre administrative, il/elle assure la mise en œuvre des activités définies contribuant au bon fonctionnement et à la prise en charge des patients.

Principales fonctions

Gestion des patients

• Suivi, transmission des demandes d’admission au médecin responsable de l’unité de soins et/ou le médecin chef de pôle du site Maisons Hospitalières en l’absence de coordinatrice
• Planification et organisation les préadmissions et les admissions en collaboration avec l’équipe des Maisons Hospitalières (secrétaire médicale, Cadre Logistique & Hôtelier…), en tenant compte des flux de patients
• Saisie et suivi des préadmissions dans les logiciels CEGI et le DPI pour les trois unités
• Participation aux réunions cliniques, de synthèses
• Traitement des courriers, dossiers, bons de transport et documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion)
• Saisie des admissions en l’absence de la secrétaire médico-administrative des MH
• Rédaction les courriers de refus d’admission aux partenaires
• Relation téléphonique avec les partenaires et prise de rendez-vous
• Organiser la première réunion Partenaires (RP)
• Gestion des prises en charge des patients et suivi des renouvellements d’ALD 30/CSS
• Accueil du patient à son arrivée avec remise du livret d’accueil et s’assurer que son dossier administratif est complet.
• Saisie des données dans le Dossier Patient Informatisé (DPI Cotexte)
• Archivage des dossiers médicaux

Divers

• Assurer la permanence téléphonique de l’accueil à l’heure du déjeuner (transfert de ligne)
• Participer aux réunions d’équipe et élaboration de compte-rendu
• Faire le rapprochement entre RIMP Cortexte et la facturation
• Assurer la préfacturation mensuelle de l’unité
• Participer au rapport d’activité mensuel et annuel du service

Assistanat des médecins

• Rédaction et mise en forme de documents (rapports, courriers, comptes rendus médicaux, cliniques…)
• Mise à disposition des documents médicaux et des bilans biologiques après les avoir scannés

Cette définition des fonctions ne saurait être considérée comme exhaustive

En tant que secrétaire médico-administratif, vous faites partie d’un pôle secrétariat et vous assurez la continuité des admissions du site

Profil recherché

Formation – Expérience :

• Diplôme de secrétariat médical - niveau Bac + 2

Compétences requises :

• Capacité à travailler au contact de patients psychiatriques et de leurs familles, en relation avec les professionnels internes et externes

Savoir-être :

• Collaborer avec des praticiens et équipes soignantes extérieurs, interagir avec les familles et l’environnement naturel du patient
• Avoir des qualités relationnelles
• Savoir faire preuve d’intégrité, de discrétion et de respect du secret professionnel
• Avoir la capacité de reporter les difficultés ou anomalies

Savoir-faire :

• Maitriser les outils bureautiques
• Connaissance des logiciels CEGI et DPI Cortexte appréciée
• Apprécier le travail en équipe pluridisciplinaire (éducateurs, Agents hôteliers, Agents administratifs…)
• Motivation pour un projet institutionnel et systémique innovant