Secrétaire de direction H/F

À propos de notre client Notre client est un groupe

familial de concessions automobiles, sur Noisy Le Grand (93) et

Saint-Thibault-des-Vignes (77). Avec un plus de 60 collaborateurs,

l'entreprise attache beaucoup d'importance aux valeurs de

performance, transparence, autonomie et convivialité. Ses

principales activités sont la vente de véhicules neufs, la

réparation ainsi que la vente de pièces de rechanges et

d'accessoires d'origine des véhicules. Il a également un service de

vente de véhicules d'occasion révisés et garantis. Sa priorité est

la satisfaction client à travers un accueil et un service client de

proximité. Vous avez envie de vous impliquer pleinement dans une

entreprise qui vous écoute et vous récompense à la hauteur de votre

implication ? Alors, ce poste est fait pour vous ! Description du

poste Vous êtes en charge d'assister la direction du groupe et

intervenez sur les missions suivantes : Direction générale :

Ouverture, tri et distribution du courrier. Rédaction de mails,

courriers et procédures : pour les clients, les fournisseurs et les

salariés. Mise en place de planning. Commandes de fournitures pour

les concessions Chardon et le restaurant Simonne Traiteur.

Classement / archivage de documents / gestion et organisation de la

destruction des archives. Envoi de bordereaux de demande de fonds à

la banque (prêt travaux en cours). Relation avec les fournisseurs :

demande de devis, commande, suivi de commande, pointage de

factures, conformités avec les devis, saisies des notes de

carburant. Relation avec les clients : réponses aux courriers,

recherche de renseignements. Saisies simples de comptabilité :

pointage des cartes bancaires, saisies 4 fois sans frais.

Préparation des réunions de direction. Rédaction des

comptes-rendus. Représentation de la direction et intervention dans

les réunions des chefs de service. Aide à la préparation des

objectifs des différents services et suivi. Contrôle de gestion sur

le terrain : contrôle des factures, aide au suivi des règlements,

suivi des encours (ordres de réparations non facturés) Gestion de

la formation : établir un plan de formation, planifier et suivre

les formations selon les directives de la marque, de l'entreprise

et du groupe : formations obligatoires + celles demandées par le

CSE. Rédiger et gérer l'affichage obligatoire. Tenue de l'agenda de

la direction avec l'anticipation de toutes les tâches et du

planning de la salle de réunion. Ressources Humaines du groupe :

Relation avec la médecine du travail : déclaration, suivi,

relances, anticipation des visites Rédaction de réunion du

personnel, de support de formation, de plans de rémunération, de

notes de service, de contrats de travail et de courriers divers :

prolongation période essai, avertissement, mise en demeure. Gestion

des dossiers salariés à l'embauche : déclaration URSSAF, ouverture

informatique des dossiers salariés, préparation des documents

nécessaires (mutuelle, fiches de renseignements, accès

informatiques, boîtes mails). Comptabilisation des heures

supplémentaires. Aide à la préparation des éléments de paies et

coordination avec la comptabilité. Aide au recrutement : prise de

RDV avec les candidats, rédaction de la fiche de poste,

participation aux entretiens. Faire le lien avec le responsable

marketing dans la gestion de la Marque Employeur, exemple :

rédaction Newsletter salariés. Gestion du linge. Préparation des

menus : mise en page, en forme et plastification pour le restaurant

Simonne Traiteur. Gestion de projets : Accompagner les dirigeants

dans la gestion des projets de l'entreprise. Recherche de

fournisseurs. Préparation de documents. Démarches administratives.

Gestion de l'ACGV (Association des concessionnaires du groupe VW) :

Gestion des adhésions (lancement des campagnes, saisies dans le

logiciel, pointages sur les comptes bancaires et envois des

attestations aux adhérents). Préparation de la Convention annuelle

mailing invitations, relances) Suivi des cotisations.

Participation aux réunions afin de rédiger les comptes-rendus (5

conseils de marques 3 fois / an). Gestion des déplacements pour tous

les membres des conseils et gestion des NDF. Gérer le

fonctionnement administratif de l'association en général

organisation des élections jusqu'aux résultats, mailing)

Fonctions / représentation lors de congrès, auprès d'institutions et

dans des comités, entre autres : Représente la concession en tant

que dirigeant(e) dans toutes les conventions et réunions du

constructeur. Quelques déplacements en province (1 à 3 selon les

mois). Profil recherché Diplômé(e) dune formation de niveau Bac+2

en assistanat, vous disposez d'une expérience professionnelle

confirmée de minimum 3 ans, acquise dans un poste similaire. Vous

maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et les techniques

d'assistanat. Réel(le) bras droit, vous avez une vraie capacité

d'anticipation, êtes doté(e) d'une grande réactivité et comprenez

vite les demandes. Vous êtes organisé(e), autonome, force de

proposition et vous savez prendre des initiatives. Personne de

confiance, vous faites preuve de discrétion et ponctualité. Vous

possédez un excellent relationnel. Reconnu(e) pour vos qualités de

communication, vous gérez vos missions avec professionnalisme et

convivialité. Vous maîtrisez l'anglais à l'écrit et à l'oral

niveau intermédiaire). Vous êtes titulaire du permis B.

Connaissance du secteur automobile serait un plus. N'hésitez plus,

venez rejoindre une équipe dynamique évoluant au sein d'un groupe

familial qui propose des opportunités dévolution interne !

Conditions et avantages Type de contrat : CDI temps plein Lieu :

Noisy-le-Grand (93) Statut : Cadre 39h (35h + 4h en forfait HS)

Rémunération : 41-42K Téléphone et ordinateur Mutuelle et

prévoyance Participation aux bénéfices Salle de pause pour déjeuner

Repos le week-end (si besoin lors des événements) Poste à pourvoir

dès que possible