Responsable logistique et coordination d'événements

Responsable logistique et coordination d'événements

Référence : ES002

Etablissement : Tours

Domaine : MBA Manager de Projet Événementiel

Type de poste : Alternance

Type de contrat : Alternance

Secteur : Evénementiel

Localisation : Tours , Tours 37000 France

L'apprentie responsable logistique et coordination événementielle est notamment chargée, sans que cette liste soit considérée comme limitative, des fonctions suivantes :

1. Responsable logistique (manifestations organisées)

• Préparer les manifestations : Tout mettre en œuvre pour préparer l'événement selon les besoins définis,
• S'assurer des commandes internes et externes : commander / prévoir les prestations ou matériels nécessaires,
• Assurer le suivi des commandes,
• Assurer des tâches administratives diverses,
• Constituer une fiche technique récapitulant toutes les informations et besoins pour chaque manifestation confiée, puis la transmettre aux services / personnes concernés, ainsi que ses modifications éventuelles et plans,
• Préparer les moyens d'accès (badges, macarons, laissez-passer bases de données, encaissements, soldes...) et organiser leur mise en place/distribution,
• Préparer des plannings (postes à pourvoir, horaires...), Préparer les plans techniques de l'événement (Autocad),
• Préparer la logistique : restauration, hébergement, transport quand nécessaire,
• Organiser des réunions pour la mise en place des manifestations ou bien pour effectuer des «briefings» en utilisant les moyens techniques et de communication à disposition.
• Gérer la mise en place des manifestations : Mettre en place les accueils exposants et visiteurs : locaux, documents administratifs, signalétique....,
• Accueillir et gérer les prestataires aux montages,
• Veiller au suivi de la mise en place de l'événement selon la fiche technique jusqu'à son ouverture,
• Être en relation avec les différents services en amont puis pendant les montage et démontage,
• Faire un compte rendu de la manifestation auprès de sa direction et du/de la responsable de

2. Coordinatrice des événements (manifestations accueillies)

• Préparer en amont les événements avec les différents services concernés la fiche technique
• Gérer le déroulement des manifestations et prendre en charge la responsabilité de celles-ci,
• Préparer les plans techniques de l'événement (Autocad),
• Etre l'interface entre le client et les équipes internes tout au long de la manifestation,
• Coordonner des équipes internes et/ou externes (ex. hôtesses et hôtes),
• Être en relation avec le client tout au long de la manifestation,
• Identifier les besoins du client, le conseiller et mettre en œuvre la solution si besoin,
• Faire un compte rendu de la manifestation auprès de sa direction et du/de la chargé(e) d'affaires qui a traité le dossier au préalable.

La salariée s'engage à rendre compte régulièrement de l'avancement et de l'évolution des missions qui lui incombent et notamment des incidents et des difficultés rencontrées. Il lui appartient d'exécuter ses missions avec diligence dans le respect des délais demandés. De façon générale, l'apprentie responsable logistique et coordination événementielle doit s'acquitter de toutes les missions s'inscrivant dans ses domaines d'intervention qui lui sont confiées par son supérieur hiérarchique. Par ailleurs, cette dernière doit se conformer à toutes les instructions générales et particulières qui lui sont données par sa hiérarchie.

Cette offre n'est accessibles qu'aux admis Tunon pour la rentrée 2025 dans le cadre de notre formation MBA Manager de projets événementiels. Toute autre demande ne sera pas étudiée.

Merci de prendre contact avec un de nos conseillers pour toute demande d’informations.