Adjoint Administratif H/F - Secrétariat Service Qualité

À propos de nous

Au sein du département de la Haute-Garonne, territoire en constante évolution démographique, le CH Gérard Marchant se présente comme l’établissement de référence dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. En ce sens, ses équipes participent chaque jour au rétablissement des personnes grâce à une prise en charge continue et de qualité au sein d’un réseau de centres de soins à Toulouse et en Haute-Garonne.

Membre de la Communauté Psychiatrique de Territoire et du Groupement Hospitalier de Territoire de la Haute-Garonne et du Tarn Ouest, son organisation en secteurs s’articule en lien avec d’autres établissements. Pour la psychiatrie adulte, il existe 8 secteurs partagés entre le CH Gérard Marchant (7) et le CHU de Toulouse (1). Pour la psychiatrie enfants et adolescents, 3 secteurs sont portés par le CH Gérard Marchant, le CHU de Toulouse et l’association ARSEAA.
Le CH Gérard Marchant détient donc une réelle responsabilité populationnelle pour laquelle il a su trouver une organisation lui permettant de cibler l’ensemble de la population, du plus jeune au plus âgé et de prendre en charge des publics vulnérables, tels que les détenus, les étudiants et les personnes en situation de handicap. Il prend en charge plus de 11 500 patients en ambulatoire et plus de 1 950 en hospitalisation par an. Sa capacité d’accueil étant de 605 lits et places.

Il se compose à ce jour de 7 pôles médicaux et de 6 directions fonctionnelles représentant plus de 1 500 agents au service de la santé mentale et animés par une vision humaniste de la psychiatrie. Les opportunités professionnelles qu’il propose sont nombreuses et variées. Nous rejoindre c’est participer au développement de projets innovants, favoriser les liens avec la cité, dé-stigmatiser la psychiatrie et améliorer la qualité de l’offre de soins.

Mission

Le CH MARCHANT à Toulouse recrute un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) en charge du secrétariat Qualité, Gestion des risques et des usagers et en appui à l’élaboration du Plan de Continuité et de Reprise des Activités (PCRA).

1. Positionnement du poste

· Liaisons hiérarchiques : sous l’autorité hiérarchique du directeur d’établissement et de la directrice de la Qualité, de la gestion des risques et des relations avec les usagers ;

· Liaisons fonctionnelles : travail étroit avec l’équipe Qualité, Gestion des risques et usagers, collaboration avec les autres directions fonctionnelles et la direction des soins, ainsi qu’avec la Présidente et les Vice-Présidentes de la Commission médicale d’établissement, les pôles et unités cliniques.

2. Présentation du secteur d’activité

La Direction concernée œuvre sur deux volets, intrinsèquement liés, déclinés en plusieurs tâches :

· Qualité et gestion des risques : démarche essentielle dans la vie de l’établissement et notamment au regard de la décision de non certification du CHGM (prochaine visite prévue en mai 2027), cette démarche veille à l’amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins : mise en œuvre du Projet d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins (PAQSS), gestion des évènements indésirables (EI) et des évènements indésirables graves (EIG), traitement des enquêtes de satisfaction de l’expérience, veille informationnelle, procédures.

· Relations avec les usagers : axe fort de la politique institutionnelle, cette mission consiste à garantir le respect des droits des usagers tel qu’envisagé d’un point de vue réglementaire : traitement des plaintes, réclamations éloges, traitement des demandes de dossier, veille informationnelle, procédures, préparation et suivi de la Commission des Usagers.

A l’échelle de l’établissement, la déclinaison du Projet des Usagers et le déploiement du programme Quality Rights du Centre collaborateur de l’OMS (CCOMS) auquel a adhéré le CHGM figurent parmi les tâches confiées à la Direction concernée.

L’équipe est composée d’une Directrice, d’une Ingénieure, d’une Cadre coordonnatrice de la gestion des risques associés aux soins et d’une assistance qualité.

3. Présentation du poste

Le poste proposé se décline en deux axes majeurs, un plus général et l’autre plus spécifique :

· Secrétariat de la Direction en charge de la Qualité, de la Gestion des Risques et des Relations avec les Usagers ;

· Soutien administratif pendant la mission d’élaboration du PCRA (14 à 16 mois), pilotée par la Direction de la Qualité et de la Gestion des risques.

4. Missions générales et responsabilités

· Assurer la gestion du système documentaire ;

· Planifier les réunions en lien avec la démarche qualité, la gestion des risques, les relations avec les usagers ;

· Assurer l'enregistrement et le suivi des déclarations des événements indésirables ;

· Élaborer des supports d'information et de communication (dépliants, plaquettes, fiches pratiques...) ;

· Préparer, analyser des enquêtes de satisfaction ;

· Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions et instances ;

· Répondre aux demandes d’accès aux dossiers médicaux ;

· Répondre aux demandes d’orientation des usagers ;

· Participation à la continuité des secrétariats de direction.

5. Mission spécifique

Tâches administratives en lien avec le PCRA.

6. Relations professionnelles

· Internes : équipe de la Direction Qualité, Gestion des Risques et des Relations avec les Usagers, directions fonctionnelles et direction des soins, Présidente et Vice-Présidentes de la Commission médicale d’établissement, pôles et unités cliniques, représentants des usagers.

· Externes : Agence régionale de santé, Structure régionale d’appui (entité qui accompagne le CHGM à suivre son plan d’action à la suite de la non-certification), Centre hospitalo-universitaire de Toulouse, CCOMS.

Profil

1. Qualités requises et compétences souhaitées

· Diplômes requis : Bac +2 dans le domaine du secrétariat ou de l’assistanat de direction.

· Compétences :

o Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire ;

o Utiliser les logiciels métiers/ outils bureautiques ;

o Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine.

· Qualités :

o Sens relationnel : dialogue, communication, écoute ;

o Rigueur méthodologique et organisationnelle ;

o Anticipation ;

o Réactivité ;

o Capacités rédactionnelles, esprit de synthèse ;

o Autonomie ;

o Confidentialité.

2. Horaires

· 35 heures/semaine ;

· Horaires indicatifs (possibilité d’adaptation) : 9h – 17h

3. Evolution du poste

· CDD de 2 ans dans le cadre de la construction du PCRA.

Pérennisation à envisager après évaluation.

Modalités de recrutement :

· Grade : Adjoint Administratif.

· Contrat renouvelable.

· Reprise d’ancienneté réalisée.

· Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière.

· Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et VélÔToulouse.

· CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture.

· Restaurant du personnel sur place (Cuisine centrale).

· Congés annuels : 25 CA + 3 CA soumis à conditions et RTT (entre 14 & 19 jours selon la catégorie professionnelle).

· Dispositif d’accompagnement personnalisé à l’installation pour les nouveaux arrivants sur la région toulousaine (logement, démarches administratives, intégration professionnelle et familiale et découverte de la nouvelle ville).

· Dispositif d’accompagnement personnalisé à l’installation pour les nouveaux arrivants sur la région toulousaine (logement, démarches administratives, intégration professionnelle et familiale et découverte de la nouvelle ville).

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