Secrétaire/Assistante de Direction F/H

Quel sera votre rôle

dans la #TeamDeloitte ?

Vous intégrez l’activité Audit et êtes sous la responsabilité de 2 Associé(e)s vos missions sont :

Le Secrétariat classique :

- Gestion des appels téléphoniques et de l’agenda

- Mise en page de documents

- Mise en forme, copies, couvertures de classeurs

- Réservation de salles, voyages, et organisation logistique de réunions

- Gestion des mails

La Gestion / Facturation :

• L’établissement de la facturation clients, avec notamment :
o Suivi des encours (édition des tableaux, suivi)
o Gestion de la facturation clients (préparation, suivi, envoi, classement)
o Gestion des feuilles de temps (transfert de temps, correction des erreurs d'imputation)
o Gestion d’un portefeuille de comptes clients nombreux et variés.
• Le suivi des créances clients, avec notamment :
o Suivi des retards d’encaissement
o Premières relances
o Point régulier avec le contrôle de gestion sur la balance âgée
o Analyse et vérification des dossiers présentant des anomalies de paiement
o Respect des procédures mises en place par la DAF
• L’établissement des demandes de conflict check (conflits d’intérêts) sur l’outil Jupiter, avec notamment :
o Création des données relatives aux relations commerciales
o Suivi avec la Direction Qualité Risques
o Ouverture des codes projets

Office Management :
• Suivi des stocks de fournitures de bureau et passation des commandes nécessaires
• Assistance aux employés dans leurs besoins quotidiens (demandes de matériel, informations diverses)
• Gestion du courrier : réception, tri, distribution, préparation et envoi du courrier et des colis

Et si c’était vous ?

• Vous possédez une formation assistanat ou équivalent,
• Vous disposez de 3 ans d’expérience minimum sur un poste similaire dans un environnement exigeant,
• Vous êtes doté(e) d’un excellent relationnel, facilitez les interactions aussi bien avec vos interlocuteurs internes qu’externes,
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome,
• Vous faites preuve de diplomatie, confidentialité, proactivité et discrétion,
• Vous êtes dynamique, avez un grand sens du service et le goût du travail en équipe,
• Vous détenez une grande capacité d’adaptation et êtes à l’aise avec les outils digitaux (Outlook, Docusign…)
• Vous maitrisez le Pack Office (Word, Excel et Powerpoint) et l’anglais professionnel minimum tant à l’écrit qu’à l’oral.

#ALLIN : tous les candidats ont leur place chez Deloitte. Nous croyons en un environnement inclusif dans lequel les personnes se sentent impliquées, respectées, valorisées, et capables d’apporter leur « soi authentique ». La lutte contre toute forme de discrimination, l’égalité des chances, le respect et la mise en valeur de la diversité sont les pierres angulaires de notre politique RH. Ainsi, toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.