Assistant de Gestion Administrative à la Direction des Ressources Humaines (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Selon grille indiciaire Descriptif de l'emploi Sous l'autorité de la Directrice des Ressources Humaines, l'Assistant de Gestion Administrative (F / H ) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ;

suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences ; assiste sa supérieure hiérarchique dans l'organisation du travail de l'équipe et du service.

Missions / conditions d'exercice A ce titre, l'Assistant de Gestion Administrative (F / H ) se doit d'assurer les missions suivantes :

• Traitement des dossiers et saisie de documents :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques :

• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Gérer et actualiser une base d'informations ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Vérifier la validité des informations traitées ;
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés parles dispositions légales et réglementaires ;
• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;

Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.

• Accueil physique et téléphonique du public :
• Recevoir et orienter les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
• Rédiger des notes synthétiques ;

Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

• Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Photocopier et assembler des documents ;
• Trier, classer et archiver des documents ;
• Synthétiser et présenter des informations ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Préparer les dossiers pour les instances ;

Identifier les sources de documentation.

• Planification et suivi :
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous ;
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;

Utiliser des logiciels et des progiciels.

Temps complet à raison de 36h00 hebdomadaires sur 4,5 jours du lundi matin au vendredi midi, avec possibilité de télétravail à raison d'une journée par semaine à partir de 6 mois d'ancienneté ;

Horaires : 8h30 / 12h00 - 13h30 / 18h00 du lundi au jeudi - 8h30 / 12h30 le vendredi)

• Rémunération statutaire (dont indemnité de résidence à 3%) + Régime indemnitaire : IFSE, CIA le cas échéant + Prime annuelle ;
• Adhésion au Comité National d'Action Sociale (CNAS) + Chèques cadeaux en fin d'année ;
• Offre de restauration attractive et qualitative (Menus préparés sur place quotidiennement, à partir de produits frais et de saison) ;

Participation à une complémentaire santé labellisée de 18 € maximum par agent et par ayants droit. Profils recherchés Poste ouvert aux titulaires du cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux, ou à défaut, aux agents contractuels détenteurs :

• D'une expérience probante sur un poste identique en collectivité territoriale (Exigée) ;
• Maitrise des logiciels Excel et Word (Exigée) ;
• Maitrise du progiciel RH de Berger-Levrault (Fortement souhaitée) ;
• Titulaire du permis de conduire B + véhicule personnel.

Les principales compétences attendues pour ce poste : connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et principalement des communes rurales, esprit d'équipe, gestion du temps et des priorités, rigueur, sens de l'organisation et une forte appétence pour l'univers des ressources humaines.