AMA Adjoint Admin. UMG CGS - SUD 80% - H/F

Le poste

Ce profil de poste décrit les activités de l’assistante médico-administrative affectée à l’Unité Mobile de Gérontologie, au CHUG et définit les conditions d’exercice. II. CHAMP D’APPLICATION
Secteurs : Unité Mobile de Gérontologie – Service Universitaire de Gériatrie et Gérontologie Clinique
Domaine : Gestion des ressources humaines

Lieu d’exercice : Unité Mobile de Gérontologie – Centre Gérontologique Sud – Adret 2ème étage
Missions du service
• Unité pluridisciplinaire transversale avec des missions d’accueil, d’information, de documentation et d’évaluation gériatrique.
• Les missions spécifiques de l’UMG sont
o Le soin
o L’information des familles, des patients et des professionnels de santé et du champ médico-social,
o L’enseignement,
o La recherche clinique et en santé publique
DEFINITION
Catégorie : C
Fonction : Assistante médico-administrative
Affectation : Unité Mobile de gérontologie
Poste à 80%.
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient :
Accueillir, informer et orienter les demandes d’avis adressés à l’unité mobile de gérontologie intra et extra hospitalière. Assurer la gestion administrative de l’unité (secrétariat, recueil, enregistrement et suivi de l’activité, gestion des stocks de papeterie…) en lien avec l’assistante médico-administrative binôme. Assurer la veille de la documentation relative aux équipes mobiles de gériatrie et la communication en intra.

Activités principales : Secrétariat de l’Unité Mobile de Gérontologie
Identifier et analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Reformuler une demande (d'information, de renseignement, d’évaluation, etc.), en faire une synthèse et en assurer la transmission vers l’équipe
Assurer le secrétariat de l’équipe tel que défini dans le logigramme de fonctionnement de l’unité Mobile de gérontologie.
Assure les missions suivantes
• Concernant la mission de Soins :
Gestion administrative de la consultation du patient
- Recueil de signalement par téléphone des demandes d’intervention
- Régulation des demandes de conseils et d’avis gériatrique, de coordination et de liaison vers les structures de la ville, des demandes d’hospitalisation
- Création numéro d’entrée et création de numéro de dossier
- Création de dossier type UMG
- Enregistrement de la venue du patient
- Enregistrement des actes liés à la consultation pluridisciplinaire
- Enregistrement dans les cahiers de signalement et les registres d’évaluation
Gestion et suivi du dossier jusqu’à la sortie du patient du service d’hospitalisation
- Classement et archivage du dossier
- Saisie informatique et administration des comptes-rendus des médecins de sortie – Publipostage et envoi aux différents destinataires via ZEPRA ou courriers postaux
- Saisie informatique dans le logiciel spécifique d’évaluation : création d’une fiche médico-sociale par patient

Concernant la mission d’Information :
- Accueil téléphonique des patients, familles, et professionnels de santé et du médico-social
- Participation au STAFF de l’équipe : relais des informations relatives au service
- Participation à l’élaboration et à la mise en forme des documents de communication
- Gestion de la messagerie sécurisée en lien avec l’extrahospitalier (sanitaire et médico-social)
- Veille documentaire
- Mise à jour régulière avec l’aide de l’assistante sociale des cahiers d’information et de documentation des secteurs médico-sociaux, des structures d’hébergement, des SSR gériatriques (identification des acteurs, des activités spécifiques aux structures…)
Concernant la mission d’Enseignement :
- Accueil des stagiaires de l’UMG (mise à jour et propositions des documents relatifs au fonctionnement de l’équipe)
- Aide à l’organisation de réunions d’information et d’échange
Concernant la mission de Recherche :
- Organisation, recueil et enregistrement de l’activité
- Organisation et saisie du recueil du suivi des évaluations
- Statistiques et aide au traitement des données
Activités contributives
Concernant son rôle dans l’organisation du service :
- Accueil téléphonique des familles, délégués médicaux, équipe médicale, services médico-sociaux extrahospitaliers et intra-hospitaliers
- Recueil des besoins et commandes fournitures de bureau pour le service
- Gestion du planning des médecins du service
Concernant son rôle dans la filière gérontologique :
- Organisation et gestion (en binôme) de l’unité de concertation et de coordination gériatrique

RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE
Relations hiérarchiques : La Secrétaire Référente, le cadre supérieur de gestion, le Directeur délégué de Pôle
Relation interne et fonctionnelle :
- Chef de service
- Cadre de Santé du service, Responsable d’UF
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire (Infirmières, Assistante sociale, médecins et assistante médico-administrative)
- Collaboration et information au Responsable d’UF notamment pour tout ce qui concerne le planning, la gestion et les absences éventuelles.
- Assurer la transmission des informations aux assistantes sociales et aux cadres de santé des services
- La secrétaire connaît les unités logistiques, administratives, pharmaceutiques et les laboratoires du CHUGA.
- Elle établit des communications adaptées avec les professionnels de ces secteurs, ainsi qu’avec les patients et leurs familles.
Relations externes :
- Médecins extrahospitaliers
- Organismes de prise en charge médico-sociale (Conseil départemental, CCAS…)
- L’ensemble des composantes de l’Inter-filière gériatrique et gérontologique

Profil recherché

COMPETENCES SPECIFIQUES COMPETENCES ET/ OU CAPACITES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER
- Capacité à évaluer la pertinence des données et/ou informations
- Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Capacité à s’organiser dans son travail et à fonctionner de manière autonome et à avoir l’esprit d’initiative
- Capacité d’analyse et optimiser un processus (écriture de logigramme)
- Capacité à identifier / analyser des erreurs de gestion (codage, etc.), en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier
- Capacité à travailler en équipe (solidarité, collaboration) et adaptabilité
- Capacité à se rendre disponible
- Capacité à réactualiser ses compétences
- Connaissances de l’établissement, des horaires et des modalités de circulation internes
- Bonne connaissance de la pathologie, des spécialités d’organes, de l’environnement médical
- Bonne connaissance de l’interfilière gériatrique et gérontologique (identification des acteurs et du fonctionnement des territoires de santé, des secteurs du Conseil général, du CCAS et son organisation en gérontologie…)
- Connaître la bureautique et spécifiquement les logiciels : WORD, EXCEL, POWERPOINT,
- Connaissance logiciels patients et de coordination : CRISTAL LINK (PATIENT, GULPER, DMC, DRDV, ACCUS, GESTACT ; DIAGSCD, SWAP, DICTAB) TRAJECTOIRE, EASILY, MONSISRA

CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE

• Poste à 80 %.
• Horaires : mardi, mercredi, jeudi, vendredi : 9h – 16h50. (Révision horaires possible après discussion avec l’ensemble des secrétaires) - permanence de 18h une fois par semaine : 9h – 16h50 pour trois jours et un jour à 10h10 – 18h
• Organisation avec un binôme AMA pour occuper les plages de présence et de réponse à la ligne de régulation
• Astreintes, travail dimanches et jours fériés : non
Contraintes particulières :
• Permanence journalière obligatoire.
• Répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation, aux nécessités de service et en binôme avec l’autre assistante médico-administrative de l’UMG.
• Adaptation des horaires pour les congés annuels en cas d’absence du binôme.
• En cas d’absence des secrétaires des unités de médecine : gestion de courriers urgents.
• Les modifications de plannings doivent obligatoirement être validées par la secrétaire référente et/ou le cadre supérieur de gestion