Coordinateur / rice Guest Relations

Vue d'ensemble

À propos de nous

LHÔPITAL AMÉRICAIN DE PARIS est un établissement privé à but non-lucratif reconnu dutilité publique.

Créée en 1906 et dotée dune forte culture dentreprise, notre institution a pour mission de délivrer le meilleur des pratiques médicales françaises et américaines à ses patients français et internationaux.

LHôpital Américain de Paris bénéficie dune double reconnaissance française et américaine en matière de qualité des soins par la Haute Autorité de Santé (certification A) et par The Joint Commission selon les normes appliquées aux Etats-Unis.

LHôpital Américain de Paris est le 1er établissement de santé français parmi les établissements publics et privés assurant concomitamment des activités de médecine, chirurgie et obstétrique

• pour la mesure de la « satisfaction patients » sur 5 critères : accueil, qualité des soins, sécurité des soins, restauration, hébergement.
• Données 2017, 2018 et 2019, pour tous les patients hospitalisés +48h au sein de lHôpital Américain de Paris et qui ont répondu à un questionnaire administré par la Haute Autorité de Santé

Mission

Sous la responsabilité du Guest Relations Manager et au sein dune équipe de 3 personnes rattachées à la direction de la collecte de fonds, le / la Coordinateur / rice Guest Relations a pour mission principale de garantir une prise en charge dexcellence à la patientèle VIP de lHôpital Américain de Paris et de sassurer de sa pleine satisfaction . La patientèle VIP est constituée de grands donateurs de létablissement, ainsi que de personnalités issus des mondes économique, politique, sportif ou culturel.

Le / la Coordinateur / rice Guest Relations est leur interlocuteur privilégié au sein de létablissement et facilite leur prise en charge administrative en amont, pendant et après leur séjour, quel que soit leur parcours (hospitalisation conventionnelle ou ambulatoire, consultation, urgences, etc). Il / elle réalise également la prise en charge des patients dans le cadre de Bilans Personnalisés et sassure de leur pleine satisfaction.

Dans la prise en charge de la patientèle VIP, le / la Coordinateur / rice Guest Relations sera amené(e) à :

Faciliter la prise de rendez-vous (consultations, plateaux techniques etc) et accueillir et accompagner le / la patient(e) lors de sa visite ;

En cas dhospitalisation conventionnelle ou ambulatoire programmée, préparer la venue du patient et faciliter les démarches administratives, notamment en pré-admission et aux admissions ;

Rendre visite au patient hospitalisé et sassurer du bon déroulement de son séjour ;

Alimenter le Cardex en fonction des préférences du patient (type de chambre, restriction alimentaire, presse)

Accompagner la patientèle dans les démarches de facturation (explications, transmission de facture, etc);

Aller à la rencontre du patient lors de son passage à la PMC et faciliter, tant que possible, sa prise en charge ;

Prendre de ses nouvelles après une hospitalisation ;

Encourager les patients non donateurs à devenir Membres Donateurs de lhôpital ;

Assurer une parfaite coordination avec lensemble des équipes administratives et médicales ;

Mettre à jour la base de données VIP ;

Effectuer des reportings réguliers à son responsable hiérarchique.

Pour les bilans personnalisés, le Coordinateur / rice Guest relations sera amené(e) à :

Gérer les demandes de bilans personnalisés effectuées par les médecins de lAHP ou de lextérieur.

Programmer lensemble des rendez-vous de consultation et / ou PMT.

Etablir une estimation de frais et un planning de la prise en charge personnalisée.

Coordonner sur le terrain les rendez-vous des patients tout au long de leur bilan.

Gérer la facturation et lencaissement des bilans effectués.

Préparer lensemble des documents (dossiers médico-administratifs) pour les patients  : centralisation de lensemble des examens et comptes rendus.

Profil

Anglais courant

Formation requise :

Secrétariat médical confirmé  : BAC SMS ou équivalent

Horaires de travail et aménagement du temps de travail  :

35h hebdomadaire : 10h 18h (1h de pause)

Expérience souhaitée :

3 ans minimum dexpérience dans la prise en charge de patients nationaux et internationaux

Procédures et réglementation à respecter  :

Règlement intérieur

Procédures et Protocoles institutionnels

Standards JC et HAS

Connaissances des outils informatiques métier :

GMAHP

Web100t

Xplore

Savoir-être Compétences :

Rigueur et organisation

Présentation irréprochable

Sens du relationnel Empathie

Disponible

Discrétion, respect absolu de la confidentialité

Patience

Connaissance de lenvironnement

Sens de linitiative

Perfectionniste

Adaptabilité, savoir être réactif(ve)