Assistant administratif H/F

À propos de nous

Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs d’activités : énergies, mines, pharmacie, chimie, défense, ferroviaire, agroalimentaire, automobile, aéronautique, spatial, collectivités Ses 14 000 collaborateurs, en France et à l’international, assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d’installations industriels.

Cette stratégie est basée sur un système de valeurs, le Made in Ortec , qui place la sécurité, l’innovation et la formation au rang de priorités.

Mission

Les missions décrites ci-après sont gérées en binôme avec une autre assistante (en gras les tâches les plus récurrentes) :

Facilitation des activités et de la logistique :

Gestion des déplacements, réservation des billets et de l’hébergement en cas de déplacements groupés

Commande de matériel et fournitures

Suivi des fournitures (réception et stockage des commandes)

Gestion des fournitures (suivi du stock et des besoins)

Suivi des demandes liées à l’Immobilier (outils interne + Excel)

Gestion d’évènements

Organisation matérielle de réunions, séminaires, plénières ou autres événements : planification, invitations, réservation des espaces, demandes des devis de restauration, appui logistiques (émargement, badges, coordination des intervenants, ...)

Gestion et commande des demandes de séminaires / évènements (notamment demandes de restauration, plateaux repas, petits déjeuner)

Organisation des Cafés du SI (planification, invitations, points logistiques si besoin)

Contrôle des factures associées à ces prestations

Communication

Communication institutionnelle du pôle

Envoi de mails d’informations généraux

Mise à jour des sites SharePoint sur les informations générales (logistique, administratif, ...)

Affichages dans les locaux

Communication interne / évènementiel

Création et modifications de documents (Word, Powerpoint )

Gestion des arrivées et départs

Création et suivi du dossier administratif du nouvel arrivant

Accueil et accompagnement le jour de l’arrivée

Préparation des goodies (pour les agents)

Envoi d’un mail de bienvenue avec des liens utiles au nouvel arrivant

Mise à jour du Trombinoscope en fonction des mouvements

Profil

Les incontournables :

Bonne maîtrise d’EXCEL (tableaux croisés dynamiques, formules simples)

Capacité à rédiger des mails de communication (bon orthographe, esprit de synthèse)

Sens du service et de la relation

LI-AL1