Assistant·e d'Agence H/F

Au sein de l'agence 56 de Sembreizh, SEM régionale de 80 personnes couvrant l'ensemble du territoire breton, sous l'autorité de la Directrice Territoriale, le ou la candidat·e assurera l'organisation et le suivi administratif de la Direction d'agence.

Il / elle interviendra également dans l'assistanat administratif des responsables d'opérations durant toutes les phases d'opérations de mandat ou missions AMO de constructions neuves ou de réhabilitations de superstructures (lycées, équipements publics, logements, travaux de rénovation énergétique, etc).

PRINCIPALES TACHES :

Mettre en oeuvre l'ensemble des moyens nécessaires aux personnels de l'agence pour l'exercice de leurs missions

• moyens généraux du site de rattachement
• Gestion des relations de l'agence avec les Services Supports de la société
• Suivi de transmission des factures
• Diffusion du courrier
• Rédaction des CR de réunions d'agence et des courriers nécessaires à la Direction Territoriale
• Animation du pôle des assistant.es opérationnel.les de l'agence en lien avec le responsable métier
• Participation à l'organisation d'évènement agence, CODIR ou société pouvant avoir lieu dans leDépartement de l'agence

Assurer le suivi de l'exécution des marchés

• Contrôler le respect des dispositions applicables en matière de gestion administrative et financière des marchés
• Contrôler les avenants, demandes de sous-traitances, PV et décomptes généraux avant notification
• Assurer la saisie informatique des données sur le logiciel existant concernant les paiements et modifications en cours de marché

Assurer le suivi administratif des opérations depuis l'appel d'offre jusqu'à la clôture de l'opération

• Effectuer la mise en ligne sur les plateformes d'annonces légales
• Analyser les candidatures et les offres en vue des commissions
• Assurer la gestion administrative du marché
• Clôturer les opérations et établir les quitus

Assurer le suivi financier des opérations

• Contrôler les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement sur le logiciel de gestion
• Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier

Assurer une fonction d'alerte et d'interface

• S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
• Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter),
• Assurer les contacts avec les tiers (Maître d'oeuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs), et les différents intervenants extérieurs.
• Formation supérieure Bac +2 minimum (BTS, DUT) gestion, finances et / ou juridique et / ou expérience professionnelle équivalente réussie.

Compétences attendues (et niveau de maîtrise)

• Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte et tableurs)
• Connaissance de la règlementation des marchés publics et de leurs procédures serait un plus

Aptitudes, motivations et comportements professionnels attendus

• Sens de l'organisation et gestion de son temps de travail
• Discrétion et confidentialité
• Rigueur et méthode,
• Dynamisme,
• Qualités relationnelles,
• Goût pour le travail en équipe