Gestionnaire Quittancement et Enquêtes H/F

Sous la responsabilité du chef de service, le Gestionnaire quittancement et enquêtes assure le contrôle du quittancement mensuel, la préparation et la saisie des augmentations de loyer, ainsi que le suivi des enquêtes sociales et réglementaires (SLS / OPS, RPLS, conventions APL). Il / elle veille à la fiabilité des données, à la conformité réglementaire et à la qualité de la relation avec les locataires et les partenaires internes / externes. En parallèle, il / elle assure la gestion courante d'un portefeuille restreint.

Contrôle du quittancement et gestion des loyers

• Assurer le contrôle du quittancement mensuel, analyser les écarts entre les périodes et valider les éléments auprès de l'exploitation.
• Préparer et saisir les augmentations annuelles des loyers (locataires en place, relocation, loyers plafonds).
• Contrôler les listes d'anomalies, s'assurer de leur correction et suivre les états de rabais et dérogations de loyer.
• Créer dans l'outil de gestion les tarifs pour les nouvelles résidences, contrôler les nouvelles livraisons et les taux de convention APL.
• Mettre en place la 3ème ligne sur quittance et / ou les accords collectifs.
• Suivi des enquêtes sociales et réglementaires
• Assurer le suivi des enquêtes sociales (SLS / OPS, RPLS), organiser les rétroplannings avec les prestataires, suivre l'intégration des données et gérer les rejets éventuels.
• Tenir à jour les tableaux de suivi (SLS max, dérivés, économiques), préparer les statistiques et rédiger les documents de synthèse.
• Alimenter au fil de l'eau le répertoire des logements sociaux et préparer les tableaux de synthèse pour les enquêtes annuelles.
• Répondre aux enquêtes réglementaires et informer les Préfets, suivre leurs réponses.

Gestion des conventions et reporting

• Suivre les conventions APL, rédiger les avenants nécessaires et assurer la mise à jour des décomptes de surface corrigée.
• Préparer les délibérations du Directoire et les documents de synthèse réglementaire.
• Saisir les augmentations dans l'outil informatique, mettre à disposition des collaborateurs les tableaux récapitulatifs et en informer les Directions respectives.
• Suivre les tiers payants (EOGN, Gendarmerie, SDIS).
• Relation locataire et gestion des réclamations
• Suivre les réclamations clients dans l'outil dédié, apporter des réponses claires et pédagogiques.
• Participer à la communication auprès des locataires lors des évolutions de quittancement ou d'enquêtes.

Gestion courante des charges récupérables

• Assurer la gestion courante, la régularisation et le suivi budgétaire des charges récupérables sur un portefeuille défini.
• Vérifier et rapprocher les dépenses avec les provisions de charges, analyser les écarts et proposer les ajustements nécessaires.
• Contrôler les dossiers de charges lors de la clôture de l'exercice ainsi que leurs bases de répartition avant l'envoi des relevés individuels aux locataires.
• Établir et suivre les budgets des charges récupérables par ensemble immobilier, en lien avec les services concernés.
• Calibrer les provisions appelées au cours de l'année, ajuster si besoin en fonction de l'évolution des dépenses et des consommations.
• Procéder aux imputations des factures via le workflow, vérifier la récupérabilité des charges et assurer la saisie des factures (dépenses récupérables et non récupérables).
• Suivre les dépenses, les contrats et relancer les fournisseurs pour l'établissement des factures manquantes ou incomplètes.
• Participer à la clôture budgétaire annuelle et à la préparation des éléments pour la comptabilité.

Suivi et régularisation des consommations d'eau

• Suivre et régulariser les consommations d'eau (collectives et individuelles), analyser les consommations et détecter les anomalies.
• Assurer le traitement des régularisations d'eau, informer les locataires et répondre à leurs questions sur ce sujet.

Relation locataire et gestion des réclamations

• Récupérer (prendre connaissance de) et traiter les réclamations dans l'outil dédié.
• Apporter des réponses claires et pédagogiques aux questions des locataires concernant les charges, les régularisations ou les consommations.
• Accueillir et informer les associations de locataires lors des contrôles de charges ou des réunions d'information.

Relations et coopérations transversales

• Travailler en lien avec les partenaires extérieurs (fournisseurs, syndics, associations de locataires, clients).
• Collaborer avec les différents services internes (gestion des contrats, équipes de proximité, comptabilité, service technique).
• Participer à la veille réglementaire et à l'amélioration continue des process (digitalisation, automatisation, tableaux de bord).

COMPETENCES TECHNIQUES (savoir-faire)

Formation : Bac +2 en professions immobilières ou comptabilité / gestion / finances, ou équivalence acquise par expérience / VAE.

Expérience professionnelle similaire ou en gestion locative appréciée.

Connaissance de la réglementation des loyers, des enquêtes sociales et des conventions APL.

Bonne maîtrise des outils informatiques (logiciels métiers, outils de bureautique).

COMPETENCES SOCIALES ET RELATIONNELLES (savoir-être)

Autonomie, organisation, rigueur.

Qualités relationnelles, capacité à expliquer et à synthétiser.

Esprit d'analyse, intérêt pour les chiffres.

Capacité à travailler en équipe et en transversalité.

Sens du service client et pédagogie