Office Manager (FHX)

Au sein de léquipe Workplace & Facilities vous êtes garante du bon fonctionnement des bureaux des services généraux et de la flotte automobile tout en pilotant des projets immobiliers structurants. Vous contribuez activement à offrir aux collaborateurs un environnement de travail sûr fonctionnel et agréable.

Vos missions seront les suivantes :

Gestion de la flotte automobile

• Gestion dune flotte denviron 60 véhicules (véhicules de fonction et de service)

• Collaboration étroite avec le gestionnaire de flotte

• Suivi opérationnel et administratif de la flotte

Projets immobiliers & aménagement

• Pilotage de la sous-location des bureaux parisiens (6ᵉ et 7ᵉ étages) :) renégociation contractuelle collaboration avec les équipes juridique finance RH

• Vénissieux : projet de réaménagement des bureaux et mise en conformité électrique

• Aix-en-Provence : recherche et mise en place despaces de coworking

Gestion des bureaux & services

• Point de contact avec le bailleur et les prestataires des parties communes à Paris

• Participation aux réunions locataires et au suivi du restaurant dentreprise (réunions trimestrielles)

• Gestion des espaces de coworking (en région)

• Déplacements ponctuels dans les bureaux en région

Expérience collaborateur & onboarding

• Organisation des visites des locaux pour les nouveaux collaborateurs

• Présentation de léquipe Workplace & Facilities lors des sessions dintégration trimestrielles

Santé sécurité & conformité

• Participation aux réunions CSSCT (trimestrielles)

• Contribution aux sujets de Qualité de Vie au Travail mise à jour du DUERP et plans de prévention

• Suivi des contrôles réglementaires notamment électriques

• Rôle de responsable dévacuation et organisation des exercices incendie semestriel

Gestion administrative budget & facturation

• Création des bons de commande (PO) et suivi des factures sur Workday

• Gestion et suivi du budget en lien avec le contrôle de gestion

• Optimisation des coûts et des prestataires

Management

• Management direct de 2 collaborateurs (hôtesse daccueil et chargée des services généraux)

• Gestion de leur congés et de leur évaluation semestrielle

Communication & opérationnel

• Communication interne ponctuelle (email Slack) pour relayer informations et règles

Prise en charge des sujets opérationnels et des prestataires lors des absences de léquipe

Qualifications :

• 2 à 3 ans dexpérience minimum sur un poste similaire (Workplace / Facilities / Services Généraux)

• Une expérience en gestion de flotte automobile est un plus

• Très bonne maîtrise dExcel

• Anglais courant à loral comme à lécrit (obligatoire)

• 1 jour de télétravail

• À laise dans la gestion de projets transverses et la coordination de multiples interlocuteurs

Pourquoi nous rejoindre

• Un poste complet et transverse au cœur de la vie de lentreprise

• Des projets concrets et structurants à piloter

• Un rôle clé dans lexpérience collaborateur

• Un environnement dynamique et collaboratif

Informations supplémentaires :

Ce que nous vous offrons : Restaurant dentreprise tickets restaurant dématérialisés avec Restoflash; Salle de sport douches fruits bio fruits secs bio et boissons chaudes en libre accès; Formations (Parcours dintégration LinkedIn Learning cours de langues en ligne); 16 jours de RTT congés (exceptionnels de bénévolat dancienneté); Qualité de vie au travail (Télétravail Kyan Health places en crèche); etc... A propos dAviv : Chez Aviv nous respectons légalité des chances. Nous encourageons vivement les personnes souffrant de handicaps visibles et non visibles de tous niveaux déducation issues de minorités les membres de la communauté LGBTQIA les parents et les proches aidantes à postuler. Si vous avez besoin dajustements raisonnables à tout moment de la procédure de candidature ou dentretien ou si vous souhaitez discuter de vos besoins en matière de temps partiel ou de travail flexible veuillez nous le faire savoir. Dans votre candidature nhésitez pas à indiquer les pronoms que vous utilisez. Notre ambition est dêtre le premier employeur dans le domaine de la PropTech en Europe. Cest le moment idéal pour nous rejoindre et trouver lemploi idéal ! Nous nattendons plus que votre candidature ! (Meilleurs Agents SeLoger Immoweb Immowelt...)

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time

Key Skills
Office Manager Experience,Microsoft Office,Management Experience,QuickBooks,Accounting,Office Experience,Dental Office Experience,Payroll,Administrative Experience,Eaglesoft,Human Resources,Bookkeeping
Experience: years
Vacancy: 1