Office Manager F/H

À propos de nous

Valobat est un projet impulsé par 51 entreprises qui se sont engagées pour fonder un éco-organisme à la feuille de route ambitieuse : faire progresser le recyclage des déchets du bâtiment. Valobat offre des solutions adaptées pour tous les produits et matériaux du bâtiment et pour tous les circuits de collecte.

Créé par et pour les acteurs du bâtiment, Valobat est agréé par les pouvoirs publics, avec une démarche d’intérêt général, à but non lucratif.

Ses actions premières sont :

• collecter les éco-contributions que les entreprises doivent verser lorsqu’elles mettent des produits et matériaux de construction du bâtiment sur le marché,

• apporter aux entreprises de travaux une solution multi-matériaux de reprise des déchets collectés séparément dans les points de collecte de proximité,

• développer les filières de recyclage,

• financer des actions de communication-sensibilisation-information de tous les acteurs de la filière du bâtiment, de la recherche et développement, de la formation auprès des différentes parties prenantes.

Valobat s'engage à promouvoir la Diversité et l'Inclusion. Nous garantissons ainsi l’égalité de traitement de toutes les candidatures.

Mission

L'office manager F/H assurera l’organisation et l’optimisation de la mise à disposition des moyens et services nécessaires au bon fonctionnement du siège et des collaborateurs en région.

Plus précisément, il aura pour missions principales :

OFFICE MANAGEMENT

• Assurer la mise en œuvre de la stratégie, le budget et la politique de gestion, de maintenance et d'entretien courant des locaux

· Piloter le renouvellement des baux, la recherche des locaux et négociation du loyer

• Planifier et encadrer les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance et de surveillance (réunions de chantiers, plomberie, chauffage, climatisation, électricité, parc photocopieurs, contrôle d’accès, détection incendie, BEAS, plan de prévention, nettoyage, recyclage, gestion des urgences …).

• Gérer les abonnements en coworking des collaborateurs régionaux

· Gérer le courrier, colis, recommandés

· Préparer les salles de réunions pour les événements internes

FLOTTE DE VEHICULES

· Construire et piloter les appels d’offres du renouvellement du parc de véhicules longue durée

· Assurer la gestion et le suivi du parc automobile en courte et longue durée (gestion et suivi des commandes, livraisons et retours, suivi régulier de l’état du parc et des lois kilométriques, gestion optimale des sinistres, litiges, contraventions, suivi des entretiens, contrôle technique..).

· Sensibiliser aux bonnes pratiques de conduite et d’utilisation du véhicule

· Gérer les badges de télépéage, carte Essence et autres accessoires nécessaires au bon fonctionnement du parc

· Suivi budgétaire, validation factures afférentes

ACHATS FRAIS GENERAUX (hors prestations opérationnelles de gestion des déchets)

· Négocier les achats de tout produit ou service dans les familles d’achats définies avec la direction financière aux meilleures conditions de qualité, logistique, prix, délais et contractuelles en respectant la réglementation et dans une logique d’achats responsables.

• Elaborer des cahiers des charge en vue d’appels d'offres et de la sélection de prestataires.

· Piloter les achats du parc de téléphonie, du petit matériel, des consommables, EPI, de la gestion du stock, suivi budgétaire et validation des factures afférentes.

· Assurer la gestion des commandes aussi bien dans l’interface métier (création commande, envois bons de commande aux fournisseurs et réception de la commande) qu’au niveau de la relation fournisseur.

· Être Garant de l’optimisation d’une base fournisseurs visant la centralisation et rationalisation des fournisseurs.

· S’assurer de la satisfaction client interne/collaborateur quant à l’offre de service ou produits apportée.

· Participer à l’élaboration de la politique de voyage et mettre en place les outils de suivi et d’analyse adéquats.

· Organiser le recyclage des équipements arrivés en fin de cycle de vie.

MISSIONS TRANSVERSES

· Participer à l’on/off boarding des collaborateurs (préparation remise et restitution du matériel tel que véhicule, téléphone, badges, EPI… en coordination avec Direction des Ressources Humaines et la DSI). Brief d’accueil (visite site, point sécurité…).

· Analyses et missions ponctuelles à la demande du manager.

· Élaborer les procédures de fonctionnement de son service et garantir leur mise à jour.

· Mettre en place un reporting régulier auprès de sa hiérarchie.

Cette liste est non exhaustive et peut être amenée à évoluer.

Profil

Formation et diplômes : Bac +2 ou expérience confirmée dans les achats et services généraux

Compétences : outils bureautiques, Excel, Word, power point

Savoir-être : bonne présentation, excellent sens du service, rigoureux, capacité à prendre des décisions, force de proposition d’amélioration des process.

Expérience : 10 ans d’expérience minimum dans la gestion des services généraux et des achats