Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Placé·e sous l’autorité du directeur du Cadre de Vie, vous jouez un rôle central dans l’organisation et la coordination des activités de la direction. Vous assurez un appui constant au directeur et facilitez le bon fonctionnement quotidien des services. Missions / conditions d'exercice •Organisation et coordination de l’activité de la direction
 Assurer le suivi et la coordination des demandes d’intervention remontées par les services (espaces verts, propreté urbaine, brigade environnement).
 Veiller à la bonne priorisation, planification et exécution des demandes, en garantissant leur traçabilité et leur suivi.
 Participer activement à l’organisation des réunions de direction : préparation des supports, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus.
 Gérer l’agenda du directeur, organiser les rendez-vous et assurer un appui logistique pour ses déplacements.

• Assistance administrative et suivi des procédures
 Rédiger divers documents administratifs (arrêtés, rapports, notes internes).
 Suivre les bons de commande et assurer la transmission des documents vers les services financiers.
 Être garant·e de la conformité des procédures administratives et du respect des délais.

• Accueil, relation usagers et partenaires
 Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité, en filtrant et en orientant les demandes avec efficacité et bienveillance.
 Être l’interface entre la direction et les autres services municipaux, les partenaires institutionnels, les prestataires et les administrés.

• Appui transversal à l’équipe de direction
 Travailler en étroite collaboration avec les chefs de service et les chargés de mission pour fluidifier la circulation de l’information.
 Encadrer et coordonner l’activité des secrétaires de direction de la direction, si besoin.
 Assurer l’intérim du secrétariat des autres directions du Cadre de Vie et des Réseaux en cas d’absence. Profils recherchés Vous disposez d'une solide expérience en assistance de direction, idéalement acquise au sein d’une administration territoriale ou dans un environnement professionnel structuré et exigeant. Issu·e d’une formation de niveau Bac à Bac+2 dans les domaines administratifs ou du secrétariat, vous maîtrisez les outils bureautiques courants et fait preuve d’une excellente expression écrite et orale.
Autonome, rigoureux·se et réactif·ve, vous savez gérer les priorités, vous organiser efficacement dans un contexte d’activités soutenues et vous respecter les délais impartis. La discrétion, le respect des obligations de confidentialité et le sens du service public font partis de vos qualités
Doté·e d’un bon relationnel, vous êtes capable de travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs, internes comme externes.