Assistant(e) de direction – Secrétariat de la Direction des Ressources Humaines

À propos de nous

PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT

Le Centre Hospitalier Universitaire de Nice, premier acteur de santé du département des Alpes Maritimes.

Avec ses 1587 lits et 221 places d'hospitalisation, le CHU de Nice – établissement support du groupement hospitalier des Alpes-Maritimes – s’impose comme un établissement de santé d’excellence au service de la population. Fort de ses 7900 professionnels de santé engagés au quotidien, le CHU de Nice est le deuxième employeur de la région PACA. Les 4 sites hospitaliers que compte le CHU (Pasteur, Archet, Cimiez, Tende) prennent en charge des spécialités médicales complexes au sein de 15 pôles d’activité.

Pourquoi venir travailler au CHU de Nice ?

• Disposer d’une offre de formation ambitieuse et structurée. Le CHU de Nice s’investit dans le maintien et le développement des compétences de ses professionnels, avec la mise à disposition chaque année d’un riche calendrier de formations, l’accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels.

• Bénéficier d’une réelle qualité de vie au travail : activités physiques ou bien-être, développement du télétravail, service de conciergerie, prévention des risques professionnels...

• Possibilité d’accéder à la fonction publique hospitalière rapidement (politique de concours pour mise en stage & concours promotionnels)

• Développer ses compétences autour d’une politique de mobilité ambitieuse. Favorable au déploiement de parcours riches d’expériences humaines et techniques, le CHU de Nice encourage la mobilité de ses professionnels. Les agents souhaitant évoluer au sein du CHU bénéficient d’un accompagnement de la part de la direction des ressources humaines.

• Disposer d’avantages sociaux : self à prix avantageux, arbre de Noël, crèche hospitalière, et tous les avantages CGOS (spectacles, vacances, sport, prestations diverses…).

Mission

Finalité du poste

- Assurer l’assistanat de direction de la Directrice du Département Ressources Humaines et Formation ainsi que le secrétariat central de la DRH.

- Gérer le secrétariat des instances représentatives du personnel (notamment du CSE et du F3SCT du Comité).

- Contribuer à l’organisation du dialogue social et participer aux différentes échéances (élections professionnelles notamment).

- Suivi des contentieux administratifs de la DRH.

Contribution attendue

Secrétariat de direction

- Gérer l’agenda du DRH et DRH Adjoint (prise de rendez-vous et tenue de l’agenda) et l’organisation des déplacements, en lien avec le binôme au sein du secrétariat.

- Gérer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat central de la DRH

- Réaliser la gestion quotidienne du courrier (réception, traitement et orientations des correspondances écrites et téléphoniques)

- Assurer l’archivage et le classement des documents et des dossiers RH

- Rédiger et mettre en forme des documents, comptes-rendus, rapports et courriers

- Organiser des réunions, groupes de travail.

- Participer à une communication transversale au sein de la Direction et de l’ensemble des Directions du CHU

- Gestion administrative (saisie sur AGILETIME) des congés des AAH de la DRH.

Secrétariat IRP

- Etablir un pré-ordre du jour en lien avec l’AAH en charge du dialogue social.

- Préparer les documents à adresser aux membres des instances et constituer les dossiers.

- Assurer la logistique des réunions (réservation de salle, signalétique, planification des réunions préparatoires, envoi des convocations)

- Rédiger les comptes-rendus des CSE et des F3SCT du Comité.

- Veiller au bon déroulement règlementaire de la séance

- Organiser les visites des F3SCT. Participer aux visites et en établir le compte-rendu.

Dialogue Social :

- Programmer et assurer le suivi des rencontres mensuelles avec chaque organisation syndicale représentative et y participer, occasionnellement, en fonction de l’ordre du jour.

- Préparer, en lien avec les cadres du service, la préparation des éléments pour les rencontres mensuelles avec les organisations syndicales.

- Assurer le secrétariat (comptes-rendus) de certaines rencontres avec les partenaires sociaux.

- Participer à l’organisation des élections professionnelles.

- Mise à jour des différentes échéances / dossiers de l’agenda social afin notamment de permettre la construction des ordres du jour des instances.

- Suivi des correspondances avec les organisations syndicales et mise à jour du tableau de suivi.

Suivi des contentieux de la DRH :

- Assurer le suivi des contentieux (adressage des contentieux au cadre de la DRH concerné et complétude d’un tableau de suivi pour suivre l’avancement des procédures).

- Actualiser la procédure de gestion des frais liés au recours à des commissaires de justice ou à des avocats.

Engagement dans la dynamique de l’Institution

- Garantir une gestion administrative optimale des dossiers sous sa responsabilité.

- Appliquer les procédures et la réglementation applicable au sein de l’Institution.

Profil

Connaissances requises

Titres – Diplômes ou niveau : diplôme homologué au niveau IV et / ou expérience requise

Connaissances générales : Bureautique (Pack office)

Connaissances spécifiques :

- Base réglementaire du statut (fonction publique hospitalière)

- Base réglementaire relatives à la gestion du dialogue social et des instances

Aptitudes requises

- Réserve et discrétion professionnelle

- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités

- Sens du travail en équipe et de l’accueil

- Excellentes dispositions relationnelles

- Dynamisme

- Réactivité et Rigueur

- Très bonnes capacités rédactionnelles

- Sens de l’initiative