Assistant de direction (H/F)

Entreprise :

L'ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, spécialisée dans l'évènementiel, un(e) assistant(e) de direction en apprentissage, pour préparer l'une de nos formations diplômantes reconnues par l'Etat de niveau 5 à niveau 7 (Bac+2, Bachelor / Bac+3 et Mastère / Bac+5)

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Description du poste :

Vos missions : I. Pôle Administratif et Support Direct à la Direction

L'assistance administrative est le coeur de la mission, assurant une fluidité dans les opérations et une organisation sans faille pour le Directeur :

• Support direct au Directeur : Assurer une collaboration étroite et proactive avec le Directeur sur l'ensemble de ses missions quotidiennes.
• Gestion de l'Agenda et des Déplacements :

Organisation et planification complexes des réunions, conférences, et événements internes ou externes.

Gestion complète des déplacements professionnels (réservations, logistique, préparation des itinéraires, notes de frais).

• Communication et Flux d'Information :

Traitement, filtrage et diffusion du courrier (papier et électronique), gestion des emails et des appels téléphoniques avec discernement.

Assurer la coordination inter-services et la circulation efficace de l'information entre la Direction, les équipes et les partenaires externes.

• Préparation de Documents Stratégiques :

Rédaction, mise en forme et préparation des dossiers, rapports, présentations (PowerPoint, Keynote) et supports de réunion (ordre du jour, procès-verbaux).

Classement et archivage physique et numérique des documents importants, garantissant la traçabilité.

II. Pôle Ressources Humaines (RH)

Contribuer à la gestion administrative du personnel, en lien avec le service dédié ou directement sous la supervision du Directeur :

• Gestion Administrative du Personnel :

Aide à la préparation des documents d'embauche (DPAE, contrats de travail simplifiés) et des dossiers individuels des salariés.

Suivi des absences, des congés payés, des RTT et gestion des plannings (collecte et vérification des éléments variables de paie si nécessaire).

• Relation avec les Organismes Sociaux : Assistance dans la liaison avec les caisses de retraite, la mutuelle, la prévoyance et les organismes sociaux.
• Formation et Intégration : Participer à l'organisation logistique des sessions de formation et au processus d'intégration des nouveaux collaborateurs.

III. Pôle Comptable et Financier

Assurer un suivi rigoureux des opérations comptables pour garantir la conformité et le contrôle budgétaire, en collaboration avec le service comptable ou l'expert-comptable :

• Gestion de la Facturation :

Saisie, vérification et suivi des factures fournisseurs et clients.

Préparation des règlements (virements, chèques) après validation du Directeur.

• Suivi Budgétaire Simplifié :

Aide à l'élaboration et au suivi des tableaux de bord et indicateurs financiers (KPIs) de la Direction.

Rapprochement bancaire préliminaire et contrôle des dépenses.

• Déclaration et Conformité : Collecte des pièces comptables nécessaires aux déclarations fiscales et sociales périodiques.
• Interface avec les partenaires externes (comptable, organismes)

Description du profil :

Profil recherché : Sens de l'organisation, polyvalence, rigueurAisance relationnelle, dynamismeBonne capacité rédactionnelle et goût pour le travail en équipeConnaissance des outils de l'environnement Google (Sheets, Docs, Drive) et CanvaIntérêt pour le secteur événementiel

Envie de s'investir dans une petite structureVous êtes éligible à une formation Bac+2 à Bac+5 (diplôme validé ou en cours de validation).Poste basé à Conflans-Sainte-Honorine (78)

Rémunération selon niveau d'études + âge ! Formation prise en charge à 100% par l'entreprise.

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