ASSISTANT GESTION ADMINISTRATIVE – pôle enseignement (H/F) (F/H)

Environnement et contexte de travail

MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.

Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie.

Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales.

L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création.

Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie.

L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées.

Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Missions

Activités principales

Votre environnement :

Le Centre des Matériaux est un centre de recherche de l’école MINES Paris dont les activités sont la recherche, la valorisation de cette recherche, et la formation par la recherche.

Il compte près de 180 personnes (dont environ 100 étudiants).

Le Centre des Matériaux est aussi une Unité Mixte de Recherche du CNRS (UMR 7633), rattachée à l'Institut CNRS Ingénierie.

Dans le cadre du développement de l'Ecole, le CMAT rejoindra le nouveau campus de l’école des Mines de Paris implanté à Versailles Satory (78) en avril 2025.

C’est dans ce contexte ambitieux que l'assistant.e en gestion administrative évoluera.

Dans le cadre de votre activité, vous serez également amené.e à interagir avec l’école doctorale ISMME et la direction de l’enseignement située à Paris.

Votre challenge et vos missions :

Au sein du "pôle enseignement" de la plateforme administration, l’assistant.e en gestion administrative assurera la gestion administrative de la formation doctorale et de la formation spécialisée Bac+6 en "Design des Matériaux et des Structures".

Vos activités principales (liste non exhaustive) :

• Gérer la campagne de recrutement des étudiants (publication des sujets, réception des CV, organisation des commissions de sélection )
• Organiser et planifier les entretiens annuels des étudiants ;
• Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions des étudiants dans les applications dédiées ;
• Organiser les soutenances (planning, convocation, réservation des salles ) ;
• Assurer la gestion administrative et pédagogique des thésards / étudiants ;
• Venir en appui administratif des responsables de spécialités doctorales ;
• Communiquer sur les différents médias dans le périmètre de l’activité ;
• Réaliser des études diverses en lien avec l’activité ;
• Tenir à jour les différents tableaux de suivi et bases de données.
• Participer à des salons / forums
• Assurer une continuité de service (binôme avec l’assistante administrative du pôle)

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Parlons de vous !...

Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant comme la recherche, vous avez une expérience significative dans la gestion administrative, notre offre est pour vous.

Diplômé d'un Bac +2 assistant.e manager ou gestion de la PME, vous avez impérativement une expérience en gestion administrative, idéalement dans un service scolarité d'une université / Grande école.

Vous évoluez dans un environnement international, l’anglais serait un plus.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et la recherche serait appréciée mais pas indispensable
• Qualité rédactionnelle
• Aisance en communication écrite et orale
• Maîtrise des outils bureautiques (Office 360 )
• Organiser, animer des forums, salons

Savoir-être :

• Autonome, rigoureux.se et organisé.e;
• Réactivité et initiative;
• Sens du travail en équipe et du service
• Qualité relationnelle

Et de nous ! Travailler à Mines Paris, c’est aussi :

• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d’histoire
• Être acteur de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique et de la transition numérique
• Appartenir à un établissement du groupe PSL, 41ème université au classement mondial (source : classement Shangaï 2023)
• Participation au transport à hauteur de 75%
• Jusqu’à 47 jours de congés
• Tickets restaurant

Poste à temps plein (environ 38h30 / hebdomadaire)

Diplôme et expérience professionnelle

Bac+1 / Bac+2