Description du poste :
Le Département de la Sarthe a décliné en 3 axes les missions stratégiques et transversales portées par sa Direction générale : piloter la décision, soutenir les acteurs et stimuler la transformation.
Compte tenu de ce rôle et de ces missions, elle bénéficie des services de la DAP (Direction Appui à la Performance), unique direction transversale rattachée directement à la DGS , qui se compose de 5 pôles de compétence et d’un bureau travaillant en réseau : Coordination de la prise de décision , Appui à la gestion , Valorisation de la connaissance et de la donnée , Coordination des démarches transversales et appui aux acteurs , assistance administrative et bureau de la relation usager.
Au sein du pôle Coordination de la prise de décision (3 agents), la Direction Appui à la Performance recrute un Chargé de la gestion des Assemblées.
L’agent est garant du contenu des rapports et délibérations des assemblées plénières et commissions permanentes, dans le respect des textes et identifie naturellement les situations de conflits d’intérêt nécessitant un déport.
Il participe aux instances et aux commissions préparatoires (environ 50 réunions qui se tiennent en journée) pour lesquelles il assure la préparation en se référant au règlement intérieur.
Il prend en charge le processus de tenue des assemblées plénières (42 élus) de la phase d’envoi des invitations, à la phase de publication des délibérations, dans le respect du cadre juridique et des délais règlementaires.
A ce titre, il :
- intervient de manière anticipée au niveau de la préparation des consignes d’élaboration des recueils et de la convocation des conseillers départementaux (aws sarthe légalité)
- suit l’élaboration des rapports et des délibérations (logiciel Airs délib) par les Directions métiers et est responsable de la tenue des délais et du contenu,
- prépare les fichiers qui permettent les recueils des votes en séance et le suivi des procurations,
- élabore les relevés de décisions, et centralise les résultats des votes (à mains levées) en collaboration avec les collègues du Pôle,
- met à disposition les recueils nécessaires à l’étude des affaires en amont des séances,
- prend en charge la procédure post séance à la fois par la réception de flux financiers et à la fois par la transmission dématérialisée de l’ensemble des éléments au contrôle de légalité, et adresse au prestataire les éléments nécessaires à la retranscription des débats,
- consolide les différents éléments préparant les PV en vue de leur adoption à la plénière suivante
Il peut travailler en mode projet en fonction des sujets à traiter par le Pôle.
Dans un objectif de continuité de service, l’agent peut être amené à effectuer des missions dévolues à l’autre poste de Chargé de la gestion des Assemblées .
Description du profil :
Bac + 2
1 à 3 ans
Travail en équipe
Disponibilité
Permis VL
SI VOUS SOUHAITEZ POSTULER MERCI DE DEPOSER VOTRE CANDIDATURE SUR LE SITE DU CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA SARTHE
LES CANDIDATURES DEPOSEES SUR CE SITE NE SERONT PAS PRISES EN COMPTE
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