ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE DU SERVICE IMMOBILIER DES CÔTES D'ARMOR - 12903

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe

Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles.

la Région Bretagne emploie sur l'ensemble de son territoire plus de 4000 ;exerçant de multiples métiers, tant techniques qu'administratifs.

S'appuyant sur des valeurs fondamentales comme l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l'insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c'est aussi profiter d'un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive ! Missions / conditions d'exercice MISSION ET RAISON D'ETRE DU POSTE :

La direction de l'immobilier (DIL) est une direction ressources qui a en charge :

• La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées, qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables ;
• Les opérations d'investissement sur ce patrimoine bâti.

La direction de l'immobilier pilotée par et deux est structurée en 7 services et 2 pôles :

• Le service immobilier 22,
• Le service immobilier 29,
• Le service immobilier 35,
• Le service immobilier 56,
• Le service de l'Expertise Technique et de la Programmation (SETEP),
• Le pôle analyse des risques (PADR),
• Le pôle Coordination (POLCOO),
• Le service de la stratégie foncière et de la gestion domaniale (STRAT),
• Le service fonctionnel de l'immobilier (SEFI).

L'essentiel du patrimoine est constitué par les lycées (127 sites, 2 millions de m2 - 900 bâtiments) auxquels la Région consacre un important budget pour la mise en oeuvre d'un schéma directeur immobilier décliné au travers de plans d'actions d'une durée de 2 ans sur le mandat de l'exécutif.

Ces investissements ainsi que ceux concernant les bâtiments des services régionaux relèvent des missions de la direction de l'immobilier.

Pour les autres éléments du patrimoine régional, la DIL intervient en prestations de services pour les autres directions du Conseil régional.

Afin de mieux assurer les missions qui lui sont confiées, la DIL est organisée en services immobiliers territoriaux au plus proche des territoires et des usagers.

Chaque service immobilier est ainsi en charge, d'une part, de la maintenance spécialisée du patrimoine immobilier de la région ;

d'autre part, des travaux de maintenance, d'entretien et travaux neufs en maîtrise d'ouvrage directe ou en mandat.

Les opérations de grande ampleur de type rénovation / réhabilitation ou constructions neuves sont confiées à un mandataire de maîtrise d'ouvrage.

Les travaux de gros entretien renouvellement ou de faible envergure / complexité, en terme de périmètre technique ou financier, sont réalisés soit en régie, soit en Maîtrise d'ouvrage directe (conduite d'opération par les services immobiliers) en externalisant les prestations, soit proposés en CPP (Convention Public Public) aux établissements sur la base de projets approuvés par le service immobilier.

Le service immobilier des Côtes d'Armor intervient sur 21 lycées publics ainsi que sur le patrimoine bâti régional présent sur le territoire du Département des Côtes d'Armor (locaux des services, site des canaux / voies navigables, transports...).

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L'agent dépend directement de (n + 1) : Cheffe du service immobilier 22
• L'agent encadre directement (n-1) : Sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein de la Direction de l'Immobilier : l'ensemble des services de la Direction de l'Immobilier.
• Au sein de la collectivité : les autres directions de la Région ayant un lien avec le patrimoine immobilier géré par la direction de l'immobilier, les espaces territoriaux, les référentes lycées, les techniciens conseil DEL, les élus en territoire.
• Partenaires extérieurs : les usagers du patrimoine (lycées...), les prestataires techniques, le(s) mandataire(s), les services des collectivités (départements, communes...).

Lieu de travail : Région Bretagne, Site de Saint-Brieuc, 4A Rue Sainte-Barbe.

Horaires et temps de travail : Temps complet. Régime ARTT

Métier éligible au télétravail ? Oui, 10 jours / mois ? Non

Contraintes spécifiques : Déplacements ponctuels sur le territoire du service immobilier de rattachement et sur le territoire breton si besoin.

ACTIVITES DU POSTE :

Les missions régulières de l' du service immobilier des Côtes d'Armor sont les suivantes :

1- Missions régulières :

Assistanat administratif :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du service et transmettre les messages ;
• Gérer des agendas électroniques, des plannings et effectuer les prises de rendez-vous du. de la du service immobilier et de son ;
• Dématérialiser, classer, archiver les documents et fichiers produits par le service immobilier selon les process de la Direction ;

Assistanat comptable :

En lien avec l'assistante administrative et financière :

• Gérer et transmettre aux fournisseurs les bons de commande des Emats et du service immobilier
• Engager les bons de commande sur le logiciel Grand Angle
• Constituer et vérifier les dossiers comptables pour la mise en paiement des factures ;
• Assurer le paiement des factures après vérification du service fait et s'assurer du respect des délais de paiement.
• Rechercher des informations complémentaires sur les fournisseurs (RIB, avis siren, création de Tiers...) ;
• Assurer la correspondance avec les fournisseurs ;
• Compléter les tableaux de bord et indicateurs d'activités mis en place.

Gestion et traitement du courrier, notes, compte-rendus :

• Gérer et traiter les courriers reçus et envoyés dans le logiciel ARIANE ;
• Mettre en forme, envoyer, diffuser les courriers, convocations, notes, rapports, compte-rendus ;
• Participer aux réunions de service, prendre des notes, rédiger et diffuser les compte-rendus.

Logistique et communication interne :

• Alimenter les dossiers informatiques commun de la Direction de l'Immobilier et du Service Immobilier des Côtes d'Armor ;
• Recenser les besoins logistiques du service (y compris des Emat et Agents de Maintenance du Patrimoine Itinérants AMPi) : commande et gestion des fournitures, des Equipements de Protection Individuels (EPI) pour l'ensemble des agents du service ;
• Gérer la réservation des salles et des véhicules ;
• Gérer le planning des absences et le suivi des convocations de formation, des mouvements de personnels en lien avec l'adjoint au chef de service ;
• Gérer les ordres de missions et le suivi des états de frais des agents de service (sous le logiciel Déplacements) y compris des Emat et AMPi ;
• Assurer le suivi et la collecte des informations auprès des chefs d'EMAT (suivi des droits tickets restaurants, EPI, congés, remboursement des frais de repas des agents du service...).

Saisie de bases de données et suivi de dossiers :

• Renseigner la base documentaire en lien avec les services centraux de la direction : avis des commissions de sécurité et d'accessibilité, patrimoine, autorisation d'urbanisme, recours en garantie...
• Participer au suivi des dossiers d'autorisation d'urbanisme en lien avec les services de la DIL.
• Participer à l'extraction et au traitement des rapports issus des bases de données (patrimoniale et comptable).

2- Missions occasionnelles :

• Participer à des événements impliquant le service et la Direction ;
• Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en oeuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les services immobiliers et le SEFI sur les aspects administratifs ;
• Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives au service et à la Direction ;
• Assurer la continuité de service en l'absence de l'assistant·e et financier·ère du service : passation de bons de commande, notification de marchés publics (procédure non formalisée), de PV de réception et suivi des dépenses d'investissements et de fonctionnement... ;
• Assurer ponctuellement l'intérim de l'assistant·e d'un autre service immobilier afin que la continuité du service soit satisfaite ;
• Dans le cadre de la mutualisation de certaines fonctions supports liés à la continuité de service et à la vie des sites, sous le pilotage de la direction d'espace territorial, l' sera amené.

e à participer aux missions suivantes : accueil physique, réception de colis, renseignement des visiteurs le cas échéant, signalement d'incident ...

Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche

Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine...)

Vous avez envie d'évoluer au sein d'équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail

Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les et renforcer un sentiment d'appartenance...)

Vous êtes aux possibilités d'évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail...)

Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés...)

Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne.

Profils recherchés Recrutement statutaire : fonctionnaire en demande de mutation / détachement, lauréat de concours ou à défaut par voie contractuelle.

COMPETENCES REQUISES

Compétences générales, compétences techniques, compétences managériales...) :

Qualification : formation en secrétariat / accueil / administration et connaissance des règles de comptabilité, gestion, finances et commande publique.

Savoir et savoir-faire

• Maîtriser les compétences de la Région et les différentes directions
• Maîtriser les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
• Maîtriser les outils bureautiques
• Savoir s'adapter aux outils de son domaine d'activité (gestion de courrier, gestion de dossiers, gestion financière et comptable, gestion patrimoniale).
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Respecter la charte graphique de la collectivité
• Posséder le sens de l'organisation et de la méthode
• Être concis et synthétique à l'oral et à l'écrit

Savoir être :

• Avoir de bonnes qualités relationnelles
• Être rigoureux
• Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d'un travail d'équipe
• Être discret et respecter la confidentialité des informations
• Savoir rendre compte
• Être diplomate
• Être courtois, aimable avec le public
• Être disponible et à l'écoute
• Être réactif
• Savoir prendre des initiatives
Il y a 25 jours