Assistant de direction – Gestion des Assemblées F/H - 11514

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

Le 9e arrondissement compte une population de plus de 53 000 habitants. La mairie du 9e est composée de 35 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :

• L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement
• La famille : petite enfance, scolaire, logement social, séniors
• La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme

L’organisation est scindée en un service (Population) et 2 pôles (Missions décentralisées et Vie locale, Sports, Logistique).

La Mairie est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par la maire d’arrondissement. Elle gère une annexe située au sein de la MDML Duchère, 4 salles polyvalentes transférées de grande capacité ainsi que 4 petites maisons associatives, 5 gymnases, 3 stades et 6 crèches.

Missions / conditions d'exercice Sous la responsabilité de la directrice générale des services et placé(e) au sein du pôle Missions décentralisées vous avez pour principale mission l’accueil du public et les fonctions supports de la mairie : assemblées, achats, gestion des salles transférés.

L’activité étant cyclique selon les domaines, la responsable du pôle Missions décentralisées organise la répartition des dossiers thématiques.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

Vos activités principales : -Assurer le premier accueil présentiel et téléphonique des usagers du pôle Missions décentralisées :

• Donner les informations de 1er niveau afin d’orienter vers les bons interlocuteurs / structures.
• Faciliter l’accès aux démarches numériques en accompagnant les publics éloignés du numérique.
• Gestion des messageries génériques.
• Réaliser le recueil, traitement et enregistrement des dossiers liés aux activités du pôle Missions décentralisées
• Travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes.
• Renforcer le pré-accueil de la mairie en cas de besoin.

Activité de Suivi de Dossiers Thématiques :

Préparation et suivi des Assemblées de la Mairie :

• Organiser et planifier les séances du conseil d’arrondissement et du CICA : ordre du jour, convocations, dossier de séance, comptes rendus, affichage légal.
• Assurer le suivi des délibérations et des arrêtés du Maire. Faire le lien régulièrement avec le cabinet de la Maire.

Participation à la fonction achat, suivi du budget et gestion des bâtiments et des stocks :

• Recueillir les besoins des services, demander des devis, suivre les commandes et l’exécution budgétaire.
• Assurer le suivi des bâtiments : énergie / maintenance / domanialité.

Assistance et appui technique :

Aider les cadres de la mairie dans la mise en place d’outils, la gestion et le suivi opérationnel de projets ou de demandes urgentes ou prioritaires.

Participation à la Gestion des demandes liées : aux salles associatives, au domaine du scolaire, au Point Accueil Information Petite Enfance, au logement social :

• Assurer la centralisation des demandes établies en mairie, leur traitement et leur transmission à l’élu et à la direction de thématique dans les délais impartis, en assurant une pré-analyse des demandes.
• Assurer le suivi administratif et financier des demandes jusqu’à la clôture du dossier.
• Aider à la diffusion des directives liées aux domaines auprès des différents services de la Mairie du 9e.
• Anticiper et planifier les campagnes pour la gestion de son temps de travail.
• Préparer les commissions ou réunions thématiques (tableau, statistiques etc.)
• Participer à l’animation des réseaux associatifs de l’arrondissement. Profils recherchés Connaissances techniques :
• Connaissance de l’arrondissement, de l’institution ville de Lyon et des partenaires institutionnels
• Connaissance des différents canaux d’entrée, de l’organisation et du fonctionnement des services
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques : E-Sirius, Planitec, Airdelib, Maelis, Selligent, Astre
• Connaissances réglementaires et législatives

Savoir-faire :

• Techniques d’écoute active et d’accueil du public
• Techniques d’expression écrite et orale

Savoir-être :

• Sens de l’organisation et de l’esprit d’équipe
• Diplomatie et empathie
• Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes
• Rigueur professionnelle
• Accès direct Expérience professionnelle de 6 mois à 2 ans
Il y a 27 jours