RESPONSABLE D’EXPLOITATION

Description du poste

Le Responsable d’Exploitation fait respecter les règles établies par la hiérarchie et garantit l’exploitation des services clients.

Il gère et coordonne les moyens humains, matériels, techniques mis en œuvre par l’entreprise, pour répondre au cahier des charges de la prestation signée avec le client.

Il assure les opérations de gestion administrative de l’unité :

• pré facturation,
• pré paye,
• planification,
• compte rendu d’exploitation.

Missions

Dans un contexte de management d’une prestation de Sûreté/Sécurité, placé sous l’autorité d’une Direction d’Agence, le Responsable d’Exploitation assure la supervision de l’inspection, le suivi opérationnel de la prestation auprès des clients et la coordination des activités de planification.

Management

• Superviser et contrôler l’activité de l’Exploitation et de l’Assistant planning.
• Assurer les astreintes en rotations avec l’encadrement de l’agence
• Superviser et gérer le personnel d’exploitation (Recrutement ou reclassement du personnel, proposition des mesures disciplinaires)

Gestion de la relation client

• Assurer la relation client / service exploitation : organiser les rendez-vous clients, présenter les nouveaux agents.
• Visiter les clients (organiser les visites sur sites, suivre les échéanciers des visites clients)
• Animer et mettre en place les réunions d’exploitation (rôle de relais entre le client et le personnel d’exploitation, mise en place de réunion qualité …)
• Élaborer les comptes rendus clients : visites et réunions
• Mettre à jour les documents relatifs aux dossiers client
• S’assurer du respect des conditions contractuelles et du cahier des charges
• Mettre en place les prestations ponctuelles
• Gérer les réclamations clients
• Conseiller en amont des prestations : Pré visite de site, analyse des besoins

Suivi RH :

• Réceptionner les besoins en personnel d’exploitation validés par le Directeur d’Agence
• Gestion et suivi des C.V
• S’assurer de la prise de contact avec les candidats
• Contrôler les fiches d’évaluation des candidats
• Superviser la mise en place du dossier du personnel (Agrément préfectoral, D.U.E, copie des différentes pièces obligatoires, etc .. )
• Formaliser le Contrat d’Embauche en collaboration avec l’Assistante d’Agence
• Réception et embauche du salarié, après accord du Directeur d’Agence.
• Saisie du dossier du personnel dans les différents outils informatiques

Suivi Formations Externes :

• Intégrer les nouveaux embauchés en fonction des besoins clients (Formations obligatoires et validation formation sites)
• Élaborer et suivre la réalisation du plan de formation
• En relation avec le Superviseur Planning, évaluation des besoins en formation
• Suivi avec les organismes de Formation des besoins en sessions et différentes formation sécuritaires
• Participer à l’élaboration et le suivi du budget alloué à la Formation

Gestion du planning

• Anticiper, organiser en collaboration avec le service planning, les congés payés et les remplacements de personnel
• Remonter les informations terrain au responsable planning pour optimiser la planification

Développement commercial

• Mettre en place les nouveaux marchés (s’assurer du bon démarrage de la prestation)
• Participer à l’optimisation de la rentabilité de chaque site

Gestion du personnel d’exploitation

• Intégrer les nouveaux embauchés (Formations obligatoires et validation formation sites)
• Assurer le contrôle et l’analyse des indicateurs plannings et rechercher des actions correctives : limiter les heures supplémentaires et les heures payées non productives

Gestion administrative et budgétaire

• Assurer la frappe du courrier avant transmission et validation par le manager
• Superviser les éléments variables de paie (EVP)
• Participer à la préparation de la facturation
• Contrôler les factures du matériel d’exploitation (maintenance et réparation)
• Contrôler les notes de frais du personnel d’exploitation

Gestion de la démarche HSCT et qualité

• Veiller au respect de la législation en vigueur en matière de sécurité et condition de travail, de la convention collective et des accords d’entreprise.
• Superviser la mise en place des procédures qualité, sécurité
• Superviser et gérer les accidents de travail
• Identifier et suivre les sinistres
• Mettre en place et suivre les plans d’action

Logistique

• Superviser les dotations en équipement et tenues agents
• Gérer le parc automobile et le parc matériel de ses sites

Reporting

• Mettre à jour les tableaux de bord des sous-traitants : montant des factures et détail des prestations
• Mettre à jour les tableaux de bord d’Exploitation: Suivi et planification pour l’établissement des Contrats et/ou Avenants Clients, pour l’établissement ou la mise à jour des Plans de Prévention et Consignes d’Application, le suivi des Plans d’Action, des Réclamations, des réunions qualité et d’exploitation, et des contrôles obligatoires.

Pré-requis

• Carte Professionnelle Surveillance Humaine
• Expérience reconnue dans le domaine de la Sécurité Privée à des fonctions managériales et opérationnelles

Rôle et responsabilités SSE

• Remonter toute situation dangereuse accident/incident à la hiérarchie
• Respecter les règles et procédures S.S.E
• Participation aux Audits / Causeries / Audits système
• Respect de la politique S.S.E définie pour l’Entreprise
• Connaître les règles d’application du droit d’alerte et droit de retrait
• Utiliser les moyens de protection individuelle
• Respecter les consignes du Poste de travail
• Appliquer le règlement intérieur