Une Chargée ou un Chargé d’accueil et de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Dans le cadre du fonctionnement de l'administration communautaire, vous aurez en charge l’accueil et la gestion du courrier. Vous serez amené(e) à participer à des missions transverses du service (logistique, parc auto, achat et stock, fournitures, gestion comptable,…) Missions / conditions d'exercice Accueillir physiquement et téléphoniquement du public:
- Accueillir le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Gérer, renseigner et orienter le public :
- Réguler l’entrée des visiteurs et surveiller les accès
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaissance parfaite de l’organigramme et des missions des différents services)
Gérer et afficher des informations:
- Vérifier, diffuser, programmer et mettre à jour régulièrement les supports de communication (supports de présentation, écrans bornes d’accueil)
Courrier:
- Réceptionner le courrier, assurer son ouverture et son enregistrement
- Réceptionner, orienter les documents relatifs aux ADS, ANAH ou autres et établir les fiches de transmission
Moyens Généraux:
- Gérer les plannings de réservation (salles, véhicules, …) et assurer l’enregistrement des demandes des services
- Assurer l’organisation matérielle des réunions : préparation des besoins pour les services
- Mise en place des salles de réunion
- Gestion des frais de repas
- Gestion des fournitures de bureaux
Budget du service:
- Assurer l’exécution budgétaire du service Moyens généraux sous la responsabilité du chef de service Profils recherchés - Technique d’accueil et règle de communication
- Fonctionnement d’un standard téléphonique, annuaires et internet
- Techniques de communication téléphonique et outil de communication
- Maîtrise des outils bureautiques
- Garant de l’image du service public
- Disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tension dans la relation au public
- Bonnes qualités relationnelles et expression orale