Adjoint Administratif à la Direction des soins - H/F

Le poste

La Direction des soins du CHU Grenoble Alpes a pour missions :

• L’organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation
• La conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d’établissement médico-soignant
• La participation à la politique de formation (DPC) dans l’objectif du projet GPMC
• L’animation des cadres de proximité et de pôle
• La participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH
• La participation aux recrutements de l’ensemble des professionnels non–médicaux
• La gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées
• L’animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l’Etablissement support

Le secrétariat comprend une équipe de 3 secrétaires qui contribuent à la coordination des activités administratives et organisationnelles.

Principales missions :

• Accueil physique et téléphonique, orientation des agents et visiteurs
• Gestion administrative : rédaction de courriers et documents, mise à jour de bases de données, classement et archivage
• Organisation des réunions : réservation de salles, installation de visioconférences, rédaction des comptes-rendus
• Suivi des procédures institutionnelles et mise à jour du site intranet
• Coordination des stages paramédicaux, médico-techniques et de rééducations : gestion des conventions et dossiers administratifs
• Gestion des promotions professionnelles et des affectations : convocations, préparation des dossiers, courriers, organisation des jurys
• Suivi des cadres juniors
• Contribution aux comités et missions transversales (qualité, gestion des risques, etc.)
• Travail en lien direct avec les cadres supérieurs transversaux (CSS) pour la mise en œuvre de leurs missions spécifiques

Les missions sont réparties entre les 3 secrétaires.

Relations hiérarchiques :

• L’adjoint des cadres hospitaliers
• La Directrice coordonnatrice générale des soins
• La Directrice des soins
• Les cadres supérieurs transversaux

Relations fonctionnelles :

• Les autres secrétaires de la Direction des soins
• Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé
• Les directions déléguées et supports du CHUGA (notamment DRH)
• Les instituts de formation internes et externes
• Le personnel non médical, Service de Santé au Travail, Médecine agréée
• Les organisations syndicales, collèges, lycées et publics extérieurs

Lieu d’exercice : Direction des Soins – Pavillon Dauphiné 1er étage

CDD de 3 mois renouvelable catégorie C
Titulaire catégorie C

Profil recherché

Compétences requises

• Maîtriser Word et les outils de messagerie
• Utiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant
• Effectuer un publipostage
• Adapter sa communication écrite et orale selon l'interlocuteur
• Prioriser les tâches urgentes
• Planifier des tâches récurrentes
• Bonne connaissance des règlements spécifiques et du fonctionnement de la Direction des soins
• Bonne connaissance de l’organisation hospitalière du CHUGA
• Législation hospitalière
• Méthode de classement
  
  
• Autonomie
• Rigueur et méthode
• Capacité d’anticipation
• Agilité, réactivité

Qualités rédactionnelles

• Maîtriser l'écrit (bon niveau de grammaire et d’orthographe exigé)
• Prise de notes
• Rédiger des comptes-rendus et des courriers
• Capacité de synthèse

Qualités relationnelles

• Sens de l’accueil
• Capacité à travailler en équipe (communication, solidarité)
• Capacité à gérer les interruptions de tâches
• Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante
• Capacité d'écoute et d'empathie
• Discrétion
• Devoir de réserve
• Savoir rendre compte

Conditions de travail du poste :

• Horaires: 08h00 – 15h50
• Temps de travail : 100%

Contraintes particulières:

• Remplacement des autres secrétaires pendant les absences pour assurer la continuité des activités.
• Prise de congés en concertation avec les autres secrétaires, validée par l’adjoint des cadres.

Astreintes et gardes :NON.

Travail dimanches et jours fériés:NON.

Exigence institutionnelle :
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).