Secrétaire services techniques (H/F)

L'objectif des Services techniques de la DBR est d'assurer la programmation des opérations de la Direction et son suivi, la réalisation technique financière et administrative d'opérations de construction, restructurations et grosses maintenance, d'assurer le pilotage des opérations transverses et la gestion des risques patrimoniaux ainsi que de contribuer à l'amélioration de la performance énergétique du patrimoine régional, et également d'assurer la maintenance du Patrimoine régional pour permettre la continuité de services et assurer la sécurité des biens et des personnes.

Sous l'autorité du Directeur adjoint technique responsable du périmètre, le secrétaire :

• Appuie les encadrants et les équipes des services techniques dans leur organisation professionnelle ;
• Assure l'accueil (téléphonique et physique) des Services techniques et un premier niveau d'information (ou oriente vers le Service compétent) ;
• Favorise la transversalité des informations.

Activités attendues sur le poste :

Appuyer les encadrants et les équipes des Services techniques dans leur organisation professionnelle, dont :

• Gérer les agendas des encadrants des Services techniques (planification de rendez-vous, envoi des invitations, réservation de salles, etc.) ;
• Suivre les réponses aux sollicitations diverses et participer à leur mise en forme (courriers, mise sous e-parapheur, notamment) ;
• Assurer le secrétariat du périmètre assigné (appui administratif, comptes-rendus de réunions, commandes de matériel, aménagement de bureaux, gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables informatiques ainsi que les éventuelles interventions sur les moyens informatiques (photocopieurs etc.) ;
• Préparer des réunions et visites en lien avec l'activité des Services ;
• Organiser et planifier les astreintes dans l’ensemble de leurs modalités administratives (préparer les plannings et transmettre les informations à l’appui au pilotage RH ;
• Participer à la création et au déploiement d’outils et procédures de suivi de l’activité ;
• Assurer le lien avec les Responsables des équipes techniques (RET) et les équipes mobiles (E2M) notamment au titre des EPI (équipements de protection individuelle) ;
• Gérer l’utilisation des véhicules affectés à la Direction.

Assurer l'accueil (téléphonique et physique) de la Direction et transmettre un premier niveau d'information lorsque possible ou orienter vers le service compétent, dont :

• Être garant du professionnalisme de la Direction auprès des différents interlocuteurs aussi bien internes qu’externes ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’information des visiteurs, partenaires et interlocuteurs internes ou externes ;
• Assurer une réponse de premier niveau / une orientation des demandes entrantes ;
• Préparer et assurer l’accueil des nouveaux arrivants (dont outils et matériels) en appui aux managers.

3) Favoriser la transversalité des informations, dont :

• Assurer la fluidité des transferts d’informations entre la collectivité et la Direction ;
• Assurer l’interface entre la Direction et les Responsables de service ;
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement des services ;
• Assurer la communication interne à la Direction ;
• Participer à la création, au déploiement et à la mise à jour des outils de suivi de la communication (Mise en forme de notes, bilans,...).

Connaissances principales attendues sur le poste :

• Connaissance et maîtrise des techniques et règles de l'assistance administrative ;
• Connaissance de certains logiciels (Word, Excel, logiciels gestion de courriers, …) ;
• La connaissance de l'institution régionale, de son organisation et ses circuits internes serait un plus.

Compétences principales attendues sur le poste :

• Compétences rédactionnelles, d'analyse et de synthèse (notamment pour la rédaction des documents en lien avec la fonction) ;
• Polyvalence, adaptabilité et disponibilité.

Savoir faire relationnel attendu sur le poste :

• Travail en équipe ;
• Transversalité.