Secrétaire du service recrutement

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Descriptif de l'emploi Secrétaire au sein d’un service de 40 agents et rattachée au responsable du service, vous avez pour principale mission d’être un relai de confiance pour le service en prenant en charge la gestion des missions d’accueil et de secrétariat en polyvalence avec les autres secrétaires du service. Missions / conditions d'exercice 🔍 Les missions principales sont les suivantes :

· Filtrage appels téléphoniques, orientation d'appels, prise de messages

· Accueil physique des personnes se présentant au service

· Gestion et suivi du courrier de l’unité :

- suivi des parapheurs entrants/sortants

- gestion du chrono Lyon, lien avec la secrétaire de Grenoble qui gère les chronos des unité de Grenoble et Clermont

- gestion des courriers et/ou candidatures signalés/ELISE

- tri et diffusion des courriers arrivés au service

- suivi, traçabilité et veille sur les procédures courrier (charte graphique, modèles..) en s’assurant, notamment, que la mise en forme des courriers respecte les modèles validés et la charte graphique

- corrections éventuelles des courriers

- appui éventuel auprès des recruteurs pour les recrutements sous Talentsoft


Dans le cadre du process recrutement, selon le portefeuille attribué :

· réception et gestion des demandes relative au recrutement arrivées dans la boite mail générique

· premier niveau d’information sur les demandes téléphoniques afférentes aux recrutements en cours

· réception et suivi des candidatures arrivées dans la boite mail recrutement ou par courrier (AR, import des candidatures, rattachement à la bonne campagne Talentsoft…)

· organisation des jurys d’entretiens de recrutement (réservation et préparation des salles, convocations jury notamment)

· gestion logistique des réunions

· participation à la diffusion d’annonce dans la presse spécialisée

· En lien avec les recruteurs, assurer la réception et le suivi des pièces administratives des agents recrutés et transmettre le dossier complet au secrétariat du service paie-carrière (demande d’extrait de casier judiciaire, FIJAIS…)

· contribuer à la gestion des candidatures spontanées par la recherche, l’identification de certains profils recherchés

· réception et gestion des demandes relatives au recrutement des stagiaires et apprentis arrivées dans la boite dédiée ou par courrier (information de premier niveau, orientation, rattachement aux offres...)

📅 Fonctions transversales :

· contribuer au secrétariat de direction de la DRH en lien avec l’assistante de direction durant son absence

· assurer un rôle de relais Saturne

· assurer un rôle de correspondant informatique

· assurer la commande de fournitures

Les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des ajustements de l'organisation de la DRH. Profils recherchés ✔️ SAVOIRS ET SAVOIR FAIRE
- maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- maîtriser les outils bureautiques classiques et intérêt pour l’apprentissage de nouveaux logiciels professionnels
- maîtriser l’orthographe

✔️ SAVOIR ETRE
- faire preuve d’excellentes capacités d’organisation et de rigueur
- savoir gérer les urgences et repérer les priorités
- faire preuve de discrétion professionnelle
- avoir des très bonnes qualités relationnelles et le sens du travail en équipe
- avoir d’excellentes capacités d’adaptation et de souplesse


Nous rejoindre :
* plusieurs formules de travail (27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT...), horaires variables. Télétravail suivant les postes (jusqu'à 2 jours /semaine)

* restaurant administratif (Clermont ou Lyon) et/ ou tickets restaurant d'une valeur faciale de 9 € (participation à hauteur de 60% de l'employeur)

* Participation aux frais et abonnements de transports (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

* Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)

Des conditions de travail agréables dans un quartier facilement accessible en transports en commun / dans le quartier dynamique de Confluence, matériel informatique performant et adapté au travail nomade...

*association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participation culturelle,...) et des actions de loisir, sport et détente

* La Région Auvergne-Rhône-Alpes : des valeurs partagées qui donnent du sens à votre travail