Un ou une Secrétaire médico-sociale équipe territoriale EMS Sud F/H (Poste A-4138)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Mission :

Au sein de l'équipe territoriale ASE :

• assure les tâches de secrétariat des responsables et de l'ensemble de l'équipe
• assure l'instruction et la gestion administrative des dossiers des enfants admis au service de protection de l'enfance selon la procédure en vigueur
• assure l'instruction des éléments permettant le financements des prestations liées aux enfants confiés
• est chargé de l'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires Missions / conditions d'exercice Activités :

Au sein d'une équipe de deux à trois instructeurs administratifs :

secrétariat des responsables et de l'équipe

• assure la gestion des dossiers suivis par le responsable et son adjoint
• assure l'accueil téléphonique : filtre les appels, prend les messages, informe et oriente en fonction de la demande
• organise et tient à jour l'agenda du responsable et de son adjoint
• organise les réunions demandées et en assure la logistique (invitations, réservation de salle, préparation des documents...)
• rédige des courriers et des projets de notes
• contrôle la forme des courriers et documents mis à la signature du responsable et de son adjoint et en assure l'expédition si nécessaire
• assure la liaison avec les autres secrétariats du service et la direction
• met en place des tableaux statistiques pour l'équipe
• organise la documentation de l'unité de travail et en assure la mise à jour
• assure le suivi des commandes et contribue à la gestion logistique (locaux - matériel)

Suivi des dossiers des enfants confiés

• assure l'accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires
• assure les tâches de rédaction, traitement de texte, ouverture, mise à jour et exploitation des fichiers manuels et informatiques (base "Usagers", IODAS)
• saisit les mesures judiciaires d'action éducative en milieu ouvert
• est garant du suivi du dossier administratif (frappe des rapports, notes ...) et du respect des échéances
• est garant de l'instruction des demandes liées à la CPAM et des besoins de mise à jour (CMU, ...)
• élabore des statistiques et saisit les données
• collabore avec tous les partenaires internes et externes, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous (Juge des enfants, parents, services de police, structures d'accueil, assistants familiaux ...)
• prépare différentes réunions, y participe et rédige des comptes-rendus

Financement des prestations

• assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir à l'échéance communiquée par le SDAF, la paie des assistants familiaux
• assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir le versement des prix de journées des structures d'accueil
• assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir le paiement des prises en charges spécifiques des enfants confiés (prise en charge thérapeutique.
• Profils recherchés Diplôme : Non Concerné

Expérience : Expérience souhaitée : Accueil et secrétariat

Savoir :

• connaître les techniques de communication
• maîtriser l'outil informatique (word, excel, outlook)
• connaître le fonctionnement de la collectivité

Savoir-faire :

• savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• être capable de travailler en équipe
• savoir gérer des échéances
• être capable d'organiser son travail
• capacité d'adaptation à des logiciels (logiciel utilisé : IODAS WEB)
• savoir s'adapter à la diversité des interlocuteurs et des situations
• accueillir le public et reformuler ses demandes
• recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• gérer les situations conflictuelles, de stress

savoir-être :

• qualité d'écoute
• maîtrise de soi
• discrétion et respect du secret professionnel
• disponibilité
Il y a 20 jours