Assistant.e administratif.ve transports CDD 5 mois (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Economie, transition climatique, transports et solidarité territoriale sont au cœur des défis que relève au quotidien la Région Centre-Val de Loire.

Lieu phare de la création, de l’innovation et de l’art de vivre, son territoire, situé à 1h de Paris, est, depuis la Renaissance, celui qui incarne le mieux l’alliance Nature-Culture et Patrimoine.

Aujourd’hui la Région s’affirme comme la collectivité phare, à l’articulation entre projet stratégique et proximité.

Plus de 0 agents de la collectivité se mobilisent chaque jour pour la mise en œuvre du service public dans ses domaines d’activité : la formation, l’entretien et le fonctionnement des lycées, l’aménagement du territoire, l’environnement, la culture, la jeunesse et le sport.

En rejoignant notre Région, vous intégrez une équipe dynamique présente au sein de 6 départements et animée autour d’un projet managérial motivant !

Missions

Missions principales : Gestion administrative et technique des dossiers, courriers et rapports. Gestion des agendas.

ACTIVITES :

Volet Assistanat : assistance administrative des chefs de services / adjoint et des agents des services : %

Accueil téléphonique :

• Assurer un premier niveau d’information auprès du public
• Filtrer et orienter les communications

Gestion des courriers, des notes :

• Suivi des courriers arrivés et courrier rédigés : Tenue du suivi dans le chrono de la DTMD, suivi des signatures jusqu’à l’envoi des courriers
• Suivi des notes rédigées (prise n dans le chrono, mise en forme, suivi des visas électroniques, transmission aux destinataires).

Suivi du processus de passage des rapports en Commission Permanente en lien avec l’assistante de Direction :

• Préparation et envoi des notifications
• PROGOS : création de tiers et création de dossiers
• Suivi du circuit de validation des conventions

Suivi des congés et enregistrement des frais de déplacements des agents des Services SDI et SDSM

Organisation de réunions, réservation de salles, gestion des agendas et tableau de suivi des COTECH / COPIL

Référente administratives des procédures administratives

Volet Service Dessertes et Infrastructures :

Rédaction de compte-rendu de grandes réunions partenariales (si nécessaire) et réunions de service

Préparation et envoi des conventions passées en CPR, suivi de la mise en signature

Accompagnement à l’organisation logistique des ateliers REMI et des réunions partenariales dans le cadre des projets SERM

Rédaction des courriers de cession immobilier

Volet Service Data et services multimodaux :

Billettique scolaire et interurbaine

Réalisation des bons de commande, suivi financier en lien avec la chargée de mission billettique

Envoi pour impression des cartes billettique scolaire et suivi du reporting

Accompagner, la Chargée de mission Données Relations Usagers.

Participer aux ateliers portant sur la mise en place de l'étape 2 du projet de Gestion de la Relation Usagers intégrant le suivi des courriers.

Profil

Maîtriser les règles et les principes de la rédaction de documents administratifs (Courriers, notes, rapports, ) et la prise de notes

Connaître les services, l’organisation interne, les instances de décision et l’organisation politique et administrative de la Région

Connaître le champ d’activité et d’intervention de la direction et le règlement applicable au transport collectif (en particulier dans le domaine du transport de voyageurs)

Maîtriser les techniques d'assistanat, les règles et les conventions de rédaction administrative et outils bureautiques

Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Préparer les éléments de réponse d’une demande précise

Posséder le sens de l’organisation et de la méthode

Planifier et hiérarchiser ses activités

Travailler en équipe, se positionner dans son environnement interne et externe

Avoir des qualités relationnelles affirmées

Être autonome dans le cadre de ses activités

Relations fonctionnelles

• internes : Tous les Services de la Région + le Cabinet du vice-président Transport et mobilité durable
• externes : Autres Régions, DREAL, Préfecture, SNCF Mobilités, SNCF Réseau, Collectivités (Départements, Mairies, Agglos, Communautés de Communes ), Services Publics divers, Etablissements scolaires Autorités Organisatrices de Transports de second rang, prestataires, Transporteurs routiers, Associations Nationale et Départementale pour les Transports Educatifs de l’Enseignement Public, Usagers, fournisseurs, Cabinets d’études.

Rattachement hiérarchique

La Cheffe de service Dessertes et Infrastructures

Conditions générales

Spécificités :

• Polyvalence avec le pool secrétariat (assistante de Direction et assistante des Services Exploitation et Suivi conventionnel
• Pose de congés en coordination avec le pool secrétariat (assistante de Direction et assistante des Services Exploitation et suivi conventionnel)
• Engagement de confidentialité sur la protection des données

Poste basé à Orléans

CDD de septembre 4 à janvier 5.

Avantages sociaux :

Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,