Secrétaire
Le Pôle Solidarités pilote la conduite de l’action sociale, compétence majeure du Département, sur le territoire des Hauts-de-Seine en faveur de la petite enfance, des familles, des personnes âgées, des personnes handicapées et des plus fragiles.
Il est engagé dans une démarche d’amélioration de la relation au citoyen marquée par la dématérialisation et la modernisation de l’accueil du public, avec par exemple, des pôles sociaux et services des Solidarités territoriales regroupant des équipes polyvalentes et complémentaires sur un même lieu.
Son action s’inscrit dans un schéma interdépartemental d’organisation sociale et médico-sociale des Yvelines et des Hauts-de-Seine.
Vous apportez une aide permanente en termes d’organisation professionnelle, de gestion, de communication, d’accueil, d’information et de suivi de dossiers.
- Traiter et suivre le courrier GEC / GRC
- Trier et distribuer le courrier papier arrivé (3e et 4e étages)
- Vérifier les informations sur l’intranet et l’internet en vue de leur actualisation, en lien avec le Service Ressources et gestion.
- Gérer et suivre le planning des astreintes ASE ainsi que le basculement de la ligne
- Consulter le logiciel de suivi des usagers
- Gérer le planning de congés prévisionnels des directeurs et chefs de service
- Participer à la gestion de l’évènementiel ; réservation de grandes salles, logistique
- Assurer le suivi et le traitement des parapheurs
- Adjoint administratif titulaire ou contractuel diplômé a minima de niveau V (CAP, BEP)
- Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Pack Office, Outlook
- Maîtrise des nouvelles technologies
- Techniques de secrétariat bureautique
- Techniques d’expression orale
- Connaissances de l’environnement administratif et institutionnel
- Concevoir des support et documents
- Élaborer des tableaux de bord
- Rechercher des données, des informations
- Esprit d’équipe, travail en équipe