Assistant de Direction H / F

A propos de Nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.

Pluridisciplinaire, elle forme près de 29 000 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).

Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.

Votre mission, si vous l'acceptez

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un assistant de direction (F / H) au sein de la direction du patrimoine immobilier (DPI). Il assiste l'équipe de la DPI dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement administratif des activités de la direction en assurant des fonctions d’assistance technique

Mission 1  : Assistance à l’organisation et au fonctionnement administratif de la direction.

Assurer l’accueil physique, téléphonique et courriel ;

Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes et les rediriger ;

Traiter les informations (collecter, diffuser, classer, mettre à jour) ;

Superviser l’astreinte téléphonique en journée via le standard ;

Gérer et classer la documentation papier et des archives ;

Gérer les fournitures et consommables de bureaux et vérifier de la conformité des livraisons ;

Gérer réservation des véhicules ;

Relancer les interlocuteurs internes ou externes ;

Réceptionner, enregistrer et distribuer aux interlocuteurs interne le courrier ;

Mission 2  : Assistance à l’organisation et au fonctionnement inter-services.

• Planifier et organiser les réunions internes et externes ;
• Suivre les agendas et organiser les déplacements ;
• Créer, actualiser les procédures et ou les documentations professionnelles liée à l’activité de la direction ;
• Gérer et suivre les tableaux de la direction ;

Mission 3  : Gestion administrative des dossiers des ressources humaines.

Réfèrent RH  : contrats, arrêts maladies, accidents de travail, demandes de formations, renouvellement de contrat, renouvellement de contrat des remplaçants, …

Informer le personnel de la direction en premier niveau sur des questions de ressources humaines (gestion des acomptes, procédures de remboursement des transports, …) ;

Gérer les dossiers des personnels de la direction  : ordres de mission et leurs remboursements ;

Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la direction en appliquant les procédures dédiées ;

Gérer et suivre le tableau des congés des équipes ;

Gérer les ressources documentaires RH  : suivi, distribution, archivage ;

Traiter les données confidentielles RH en lien avec les chefs de de pôles, chefs de services et la direction.

Mission 4  : Traitement de l’information.

Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;

Effectuer de la communication auprès des équipes (interne et externe) ;

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.

Le profil idéal, selon nous

Connaissances

Accueil, sens des relations humaines

Réactivité, sens de l’organisation et de la priorisation

Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence

Connaissance du secteur du bâtiment

Respect de la confidentialité

Savoir-faire

Maitrise des logiciels spécifiques à l’activité

Analyser, prioriser et planifier les tâches demandées

Savoir produire des compte-rendu et notes

Analyser et gérer les demandes d’information

Capacité rédactionnelle et maitrise de la bureautique

Utilisation d’outils collaboratifs, outils bureautiques (Pack Office)

Savoir-être

Autonomie

Sens du service public

Rigueur / fiabilité dans la gestion des diverses données

Qualités relationnelles

Réactivité

Force de proposition

Esprit d’analyse et de synthèse

Poste de catégorie B

Poste ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires et aux contractuels.

A pourvoir dès que possible jusqu'au 31 / 08 / 2025.

Date limite de dépôt de candidatures le 13 / 11 / 2024