Assistant(e) de gestion administrative à la direction juridique et marchés H/F
L'APIJ est un établissement public administratif du ministère de la Justice qui conçoit et réalise les principales opérations d'investissement immobilier pénitentiaire et judiciaire programmées par la Chancellerie.
Environ quatre-vingt opérations judiciaires et pénitentiaires en cours d’étude ou de travaux, de 10 à plus de 100 millions d’euros chacune, sont réparties entre les 50 chefs de projet de l’Agence.
Par ses méthodes de travail et son savoir-faire, l’Agence est à l’avant-garde des services publics en matière de constructions d’équipements publics et de conduite de procédures complexes.
L’APIJ est situé au 67 avenue de Fontainebleau au Kremlin-Bicêtre (proche de porte d’Italie). Deux directions de programmes domiciliées en Guadeloupe gèrent les opérations basées aux Antilles.
1 poste à pourvoir à partir du 1er juillet 2024
Sous la direction de la directrice juridique et marchés et en binôme avec l’assistante, les missions sont les suivantes :
Gestion administrative des marchés :
Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des marchés,
Rédiger les courriers et documents administratifs (lettres d’attribution, lettres de rejet, lettre de notification des marchés et / ou avenants, nantissements),
Vérifier les pièces administratives nécessaires à l’attribution du marché et demander leur mise à jour le cas échéant,
Assurer la transmission des marchés dans le circuit de signature, le suivi et la notification des marchés et avenants sur la plateforme de dématérialisation dédiée,
Scanner l’ensemble des pièces liées à la notification et l’exécution des marchés pour mise à disposition aux équipes opérationnelles.
Gestion de la plateforme de dématérialisation des marchés (PLACE) :
Secrétariat de la commission des marchés :
Envoi des convocations, préparation et enregistrement des procès-verbaux.
Autres activités au sein du pôle :
Assurer la gestion du courrier pour l’ensemble du pôle,
Etablir les ordres de mission et gérer les frais de déplacement.
Niveau minimum : BTS en secrétariat, gestion, administration, juridique
Compétences : excellente maîtrise des outils de bureautique (Word et Excel) et de l’environnement Windows, capacité rédactionnelle.
Qualités personnelles : rigueur, organisation, méthode, sens du travail en équipe, initiative autonomie.
Une expérience professionnelle dans le domaine des marchés publics serait particulièrement appréciée.
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