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Secrétaire standardiste administrative H / F (CDI)

Secrétaire standardiste administrative H / F (CDI)

NEITHWORKMontrouge, Hauts-de-Seine, France
Il y a 3 jours
Type de contrat
  • CDI
Description de poste

Poste : Standard

  • Gestion du standard téléphonique  : appels extérieurs, filtrage des appels, prise de messages
  • Accueil physique des clients et des visiteurs
  • Accueil des prestataires (porteurs, facteur, livraisons diverses)
  • Traitement du courrier à l'arrivée et au départ (tri du courrier, distribution aux équipes, affranchissement)
  • Gestion des salles de réunion (réservation, mise en place et rangement)
  • Assurer la frappe et la mise en page de divers documents tels que courriers, notes de frais...
  • Enregistrement des mails et courriers sous Gestisoft, impression des mails, mise à la signature, scan et envoi des courriers, enregistrement informatique.
  • Soutien des assistantes en cas de surcharge de travail (impressions, reliures de documents, préparation de la matinée d'actualités, archivage)
  • Planification des déplacements des avocats
  • Classement de la documentation juridique

Secrétariat Général

  • Assurer la commande et la bonne gestion des stocks des consommables (approvisionnement des boissons, café, papier, fournitures de bureau, produits pour les sanitaires en lien avec le prestataire de ménage, etc....)
  • Saisie des débours refacturables
  • Gestion des factures de déplacement
  • Suivi des frais des associés (pointage des justificatifs)
  • Transmission des factures achats à l'expert-comptable
  • Plus généralement, assistance de la Secrétaire Générale dans les fonctions quotidiennes de gestion du cabinet

    • Profil : Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint)

    Maitrise d'un logiciel métier

    Bonne maîtrise de l'anglais

    Rigueur / Ponctualité

    Organisation  / Anticipation

    Grand sens de la discrétion et respect des règles de confidentialité

    Dynamisme / Réactivité

    Esprit d'équipe

    Aisance relationnelle

    Sens du service

    Entreprise : NeithWork, cabinet de conseil en recrutement, est présent auprès des plus grands acteurs du droit. Notre client, cabinet d'avocats basé dans le 8ème arrondissement de Paris, nous a mandaté pour l'accompagner sur le recrutement d'un(e) :

    Secrétaire standardiste administrative H / F