Chargé de gestion administrative et suivi fonctions supports H/F

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines a adopté en les lignes fondatrices d’une politique en faveur de la coopération internationale intitulée « Yvelines, Partenaires du développement » (YPD).

Cette politique est mise en œuvre par la Mission Coopération décentralisée et Relations internationales (CDRI) et le GIP YCID (Yvelines Coopération internationale et développement).

Dans ce contexte, nous recrutons un Chargé de gestion administratif et suivi fonctions supports H/F, basé à Versailles.

1/ Accompagnement de l’équipe sur les questions administratives, de procédures et de secrétariat, gestion des agendas et archivage – 30% (dont le suivi avec les opérateurs et prestataires)

• Accompagnement sur l’ensemble des tâches administratives du service
• Appui sur le secrétariat du Directeur en particulier (gestion agenda notamment)
• Gestion des frais de représentation et déplacements du Directeur et des managers via Y-Déplacements
• Gestion de l’archivage avec l’ensemble des agents du service
• Autres missions administratives de soutien, dont utilisation de différents logiciels

2/ Suivi et appui administratifs sur les marchés publics, lien DCPU, SIS Marchés –15%

• Appui au montage et mise en œuvre des marchés en lien avec l’équipe et la DCPU
• Création et suivi des consultations dans SIS Marchés en lien avec l’équipe et la DCPU pour les marchés inférieurs à 40k€
• Suivi des marchés en lien avec les équipes et la DCPU
• Démarches auprès de la DCPU pour tous nouveaux marchés, en lien avec les équipes Potentiellement : appui sur ces mêmes questions également pour le GIP YCID

3/ Suivi et appui administratifs sur les questions juridiques, lien DAJA, AIRS Delib et autres – 15%

• Appui à la préparation des conventions avec les partenaires et à la rédaction des délibérations et rapports aux élus, en lien avec l’équipe et la DAJA
• Appui sur les dossiers dans AIRS DELIB en général, en lien avec l’équipe et les services supports
• Réservation des billets d’avion (et utilisation du logiciel dédié) pour collaborateurs et partenaires
• Logistique de l’accueil de délégations (réservation hébergements, restaurants, transports…)
• Assurance rapatriement
• Préparation et vérification des notes de frais (agents, élus et personnes extérieures)
• Toutes actions en lien avec les missions et différents frais

4/ Suivi et appui administratifs sur questions financières, lien DFE – 15%

• Lien avec la DFE sur l’ensemble des questions financières : préparation budget et étapes budgétaires, suivi des PFA, etc., en lien avec les équipes
• Demandes des engagements et liquidations auprès du référent comptable de la DFE, en lien avec les équipes
• Lien avec le pôle compta de la DFE pour les écritures spécifiques (cessions, reports, rattachements…), en lien avec les équipes
• Lien avec la paierie, notamment pour toutes les problématiques liées aux paiements à l’étranger, en lien avec la DFE, et toujours en lien avec les équipes

5/ Préparation missions – 15%

• Réservation des billets d’avion

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

• Bac/5 (Licence ou Master) administration/droit public/gestion/juridique/collectivités territoriales

EXPERIENCE:

• Minimum 10 ans d’expérience dans une fonction similaire qui allie administration, liens avec les services supports (marchés publics, budget, juridique, etc.) et secrétariat/logistique.

Savoir-faire

• Maîtrise du suivi administratif en collectivité territoriale

• Connaissances avancées sur le fonctionnement des collectivités territoriales: aspects juridiques, délibérations, archivages, etc. Liens avec les services supports.

• Suivi opérationnel: secrétariat (agenda), logistique

• Travail avec des publics différenciés

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques

• Idéalement, en complément : maîtrise du suivi budgétaire en collectivité territoriale

Savoir-être

• Sens du service public
• Respect des délais
• Discrétion
• Adaptabilité
• Très bon relationnel
• Maîtrise de soi, capacité à prioriser pour faire face aux urgences et aux différents interlocuteurs

AUTRES INFORMATIONS:

• Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !