Secrétariat - Direction des Soins

À propos de nous

Le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges est un hôpital général situé dans le département du Val-de-Marne (94).
Avec 606 lits, 6 pôles d’activités, une maternité de 3500 naissances/an et 100 000 passages aux urgences, le CHI de Villeneuve-Saint-Georges dispose d’une offre de soins complète, et occupe un rôle central dans le soin des populations du territoire.
Avec l’Hôpital Intercommunal de Créteil, il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Val de Marne Essonne, et s’adosse sur l’APHP par sa proximité avec l’hôpital Henri Mondor.

Facilement accessible en voiture depuis Paris et sa banlieue (20 min de Créteil) ainsi qu’en transports en commun :
– 20 min de Gare de Lyon (RER D)
– 10 min à pied et 5 min en bus de la gare RER D de Villeneuve-Saint-Georges et navette toutes les 30 min entre l’hôpital et la gare

Le CHI de Villeneuve-Saint-Georges propose à ses professionnels des services multiples et de qualité (restauration, crèche…).

Mission

MISSIONS GENERALES

• Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

• Assurer l'intérim du secrétariat DRH.

• Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions…).

• Organiser les journées d'accueil des nouveaux arrivants avec les intervenants et les godies.

Missions permanentes :

• Accueil physique et téléphonique.

• Préparation des dossiers de la journée du lendemain.

• Organiser les réunions, séminaires, visites, conférences, évènements …

• Prendre des notes, frapper et mettre en forme des documents.

• Prendre des notes et rédaction de procès-verbaux, compte-rendu.

• Prendre des rendez-vous / gestion de l’agenda des Directeurs.

• Recevoir et traiter des appels téléphoniques et messages électroniques.

• Reproduire et diffuser des documents, des dossiers.

• Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).

• Rédiger des courriers réponse / courrier type.

• Organiser les instances, réunions de groupe de travaux.

• Suivre les recrutements, publications et RDV.

• Assurer le suivi et la sortie des plannings de l'agent de nuit et CPP.

• Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des Directeurs en veillant à l’application de la charte graphique du CHIV.

• Classer et archiver les dossiers et la documentation.

• Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service.

• Préparer les ordres du jour et convocations de la CSMIRT et réunions d’encadrement.

• Participer à la gestion des plannings de congés des cadres paramédicaux.

• Gérer la liste de garde de week-end et jours fériés des cadres de santé.

• En cas de besoin, préparer les ordres du jour et convocation des instances recherche.

• Assurer la gestion des demandes de stages (AP, Brancardiers, ASSP, IADE, IBODE, Sage-femme, Kinésithérapeutes, Manipulateurs radio, AMP, Puéricultrice, Educateur de jeunes enfants, Techniciens de laboratoire, Diététiciennes, Entretien mémoire de fin d’année IDE).

• Organiser les élections de la CSIRMT.

MISSIONS SPECIFIQUES

• Remplacement du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines.

• Participer à la gestion du support des fermetures des lits et salles à chaque période de vacances.

• Tout dossier ad hoc susceptible de se rattacher à l’une des deux directions dont l’agent assure le secrétariat.

Profil

SAVOIR-ETRE

• Techniques administratives et gestion documentaire.

• Accueil téléphonique.

• Bureautique (logiciels Word, Outlook, Excel, GED, PowerPoint).

• Classement et archivage.

• Communication.

• Organisation fonctionnelle interne de l’établissement.

• Vocabulaire hospitalier (CME, CSMIRT, CSE, F3S…).

  
  
  

SAVOIR-FAIRE – QUALITE PROFESSIONNELLE

• Discrétion.

• Capacité d’adaptation.

• Comportement adapté dans ses relations avec autrui.

• Rigueur.

• Maîtrise de soi.

• Diplomatie.

• Disponibilité.

• Organisation et méthode de travail.

• Initiative et créativité.

  
  
  

CONNAISSANCES GENERALES

• Accueillir et orienter des personnes.

• Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire (GED).

• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

• Organiser et classer des données, des informations et/ou courriers, rapports relatifs à son domaine de compétence.

• S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes.

• Travailler en équipe / en réseau.

• Utiliser les outils bureautiques.