Assistant de gestion

Description

Description du Poste – Assistant(e) de Gestion Travaux

HERVE THERMIQUE – Agence de Toulouse

La société HERVE THERMIQUE, entreprise nationale de plus de 3 000 collaborateurs et disposant d’un réseau de 65 agences, recherche pour son agence de Toulouse un(e) Assistant(e) de Gestion Travaux.

Spécialiste de l’installation et de la maintenance des systèmes de chauffage et climatisation, nous accompagnons une clientèle professionnelle variée : PME/PMI, collectivités, grands comptes et industrie.

Vos missions 1. Gestion administrative des projets

Assurer le traitement administratif et l’archivage informatique des projets (création de projet, demandes de caution).

Réaliser la facturation (situations de travaux),et assurer le suivi du recouvrement de la sructure.

Contrôle et suivi des pièces administratives des sous-traitants, et déclarations de sous-traitance

Suivi des intérimaires (pixid, contrôle des pointages, validation des factures)

Gérer les commandes et factures internes.

Suivre les blocages fournisseurs et traiter les litiges éventuels.

2. Support au Manager d’Activité

Assister le Manager dans la gestion opérationnelle quotidienne de l'agence.

Planifier les réunions mensuelles de management et en rédiger les comptes rendus.

Participer à la définition des objectifs en lien avec le manager et l’équipe.

3. Gestion administrative du personnel

Gérer les dossiers du personnel de l’équipe.

Réaliser la préparation à la paie.

Rédiger les lettres d’engagement et élaborer les contrats de travail.

Assurer les formalités administratives préalables à l’embauche.

Collecter, vérifier et mettre à jour les données personnelles dans l’annuaire et le logiciel de paie.

4. Gestion des appels d’offres et candidatures

Traiter les dossiers d’appels de candidatures et d’appels d’offres, en version papier ou dématérialisée.

Profil recherché

Vous faites preuve d’autonomie, appréciez la diversité des tâches et souhaitez vous investir au sein d’une équipe dynamique et conviviale.
Si vous vous reconnaissez dans cette description, ce poste est fait pour vous !

Compètences requises

Compétences Requises Profil recherché

Formation de niveau Bac+2 à Bac+5 :
BTS Assistant de Gestion PME-PMI, DUT GEA, Licence Gestion, ou équivalent.

Expérience de 3 à 5 ans dans une entreprise de services, idéalement sur un poste similaire.

Aptitudes et qualités personnelles

Excellent relationnel et sens de la communication, auprès d’interlocuteurs internes et externes.

Autonomie, sens de l’initiative et capacité à proposer des idées.

Adaptabilité, flexibilité et aisance face au changement.

Grande rigueur, sens de l'organisation et fiabilité dans le traitement des informations.

Capacités d’analyse, de synthèse et de restitution.

Forte orientation service et travail en équipe.

Compétences techniques

Maîtrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel).

Très bonne aisance informatique et capacité à utiliser divers outils numériques.