Secrétaire Hôte(sse) d'accueil

Description du poste et Missions

Nous sommes à la recherche de notre futur(e) Secrétaire Hôte(sse) d'accueil dynamique pour rejoindre notre agence de NANTES.

En tant qu'Hôte(sse) d'accueil, vous serez le premier point de contact de notre entreprise et vous jouerez un rôle essentiel dans l'impression positive que nous laissons à nos visiteurs.

Vous êtes quelqu'un de sociable, souriant et professionnel, cette opportunité est faite pour vous !

Vos missions :
- Accueillir et guider les visiteurs de manière chaleureuse et professionnel,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages et rediriger les demandes vers les services, interlocuteurs appropriés et/ou apporter une première réponse technique,
- Fournir des informations précises sur l'entreprise et ses services,
- Gérer le courrier entrant et sortant (affranchissement),
- Collaborer avec les différents services pour répondre aux besoins des clients et assurer une communication fluide,
- Effectuer diverses tâches administratives telles que:

• Enregistrement et modification des demandes de logement sur IMHOWEB
• Saisie des demandes d’intervention et réclamations sur le logiciel COHERIS
• Saisie des dossiers CAF des locataires entrants sur IDEAL web,
• Contrôle des pièces des dossiers des locataires entrants, saisie des pièces,
• Classement, archivage et GED
• Réalisation d’affichage pour les loges
• Saisie des attestations d’assurance
• Traitement des commandes agences
• Mise à jour base de données de l’agence.

Profil recherché

Compétences attendues :
- Excellentes compétences en communication et capacité à interagir avec différents types de personnalités.
- Sens de l'accueil développé et aptitude à mettre les visiteurs à l'aise.
- Organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Souplesse et capacité à s'adapter aux situations changeantes.
- Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook).
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents services.
- Capacité à garder son calme.