ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

La Direction de l'aménagement participe à l'élaboration et assure la mise en œuvre de la politique régionale en faveur de l'aménagement et du développement durable et équilibré des territoires. Elle coordonne le schéma régional d'aménagement, de développement durable et d'égalité des territoires (SRADDET). Les champs qu'elle couvre, se caractérisent par une forte dimension transversale au sein de la collectivité et en lien avec l’ensemble des partenaires de la Région.

La loi dite « Climat et résilience » d’août 2021 - portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets - a engagé de profondes réformes des règles d’urbanisme et d’aménagement des territoires. Dans ce contexte, la politique régionale d’aménagement du territoire au service des projets des territoires, se recentre sur ses priorités comme les grands enjeux de transition qu’elle porte avec volontarisme. En effet, la préservation des ressources et la lutte contre l’artificialisation des sols conduisent les territoires de Bretagne à devoir aménager autrement les territoires urbains et ruraux, en privilégiant notamment le recyclage foncier à l’artificialisation.

La Région entend exercer pleinement ces responsabilités, qui demandent de piloter des ressources d’intelligence territoriale – planification, prospective, observation et évaluation. Elle entend également jouer un rôle de facilitatrice et mettre en place les politiques d’accompagnement et les outils nécessaires aux territoires pour accompagner ces mutations et ainsi encourager tout ce qui permet d’aménager autrement : favoriser le renouvellement urbain, accompagner les politiques de la ville, permettre la production et l’accès au logement dans des conditions de marché, sociales et environnementales exemplaires, promouvoir les opérations de recyclage foncier en cœur de villes et centre-bourgs, le traitement des friches, les opérations de rénovation urbaine, la recomposition des zones d’activités économiques, commerciale ou artisanales …

Celle-ci renforce également le dialogue avec les territoires :

En proposant un accompagnement continu sur les politiques d’aménagement à travers les espaces territoriaux et les partenaires de la Région (SemBreizh, EPF…),
En précisant ses priorités d’accompagnement contractuel à travers sa politique territoriale d’accompagnement des projets locaux en mobilisant des crédits régionaux et européens,
En anticipant les mutations territoriales et sociétales et faire en sorte qu'aucun territoire, aucune catégorie de population ait moins de chances de développement ou d'épanouissement. Elle participe activement aux objectifs poursuivis par la Région, notamment les objectifs d'égalité des droits et de lutte contre les discriminations, que ce soit entre les territoires qui la composent et qui sont divers par leurs problématiques, ou entre les populations qui y vivent (égalité femmes hommes, péréquation territoriale, transitions...)

Le pôle secrétariat de la DIRAM est commun à l’ensemble des services de la direction et composé d'une assistante de direction responsable fonctionnelle du pôle et de deux assistantes administratives. Le caractère mutualisé du secrétariat se traduit par une grande polyvalence dans les missions, qui participent pleinement à la dynamique de l’ensemble du groupe et à la performance collective. Il implique un fort esprit d’équipe et des capacités d’organisation et d’adaptation.

La·Le titulaire du poste a pour mission principale d’assister l’adjoint-e de direction, chef-fe du service accompagnement des projets des territoires (SAPT) et d’assurer le secrétariat du service accompagnement des projets des territoires (SAPT).

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Assister la cheffe du service du SAPT et ponctuellement assurer le secrétariat de direction notamment compte tenu des fonctions d’adjointe direction de la cheffe du service SAPT :

Apporter un soutien (accueil téléphonique, renseignements téléphoniques et orientation)
Participer à la préparation et à l'organisation de réunions ou d'événements
Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas
Mettre en forme de courriers et autres documents
Préparation des éléments pour la valorisation des opérations du programme 403 auprès du service Presse

Assurer la coordination administrative du service SAPT et, dans le cadre de la coordination Aménagement des Espaces Territoriaux (ET), des Chargé.e.s de développement territorial aménagement :

Proposer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi
Assurer la planification et la logistique des réunions (en présentielle et en visioconférence) et des déplacements
Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas
Élaborer les dossiers préparatoires aux réunions et transmettre les documents
Suivi des parapheurs et Iparapheur
Assurer la gestion administrative (appui administratif, informatique et logistique) des agent.e.s du SAPT selon leurs besoins, et auprès des 16 chargé·e·s de développement territorial aménagement des ET sur les 7 sites distants (dont Rennes) et relai des 4 assistantes accompagnement des territoires
Participer aux réunions de programmation en amont des Commissions permanentes afin de prendre note des dossiers et éléments à valoriser dans la Presse – Elaboration de tableaux de bord via Aiden (requête communication).
Assurer un soutien à la réalisation de reporting à destination de la Direction
En lien avec le Cabinet, suivre des notes inaugurales à destination des élu·e·s (+ lien CDTA)
Assurer la gestion administrative des courriers et conventions : Bien Vivre partout en Bretagne, Petites Villes de demain, Contrat de Ville - Suivi de tableaux de bord

Garantir l'accueil et le suivi du courrier de la direction :

Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs·rices si besoin
Gérer le courrier entrant-sortant (ARIANE) et le courrier électronique
Assurer et suivre le respect des délais de réponse
Centraliser et vérifier les parapheurs

Participer à la gestion administrative de la direction en coordination avec l’assistante de direction :

Organiser, diffuser et informer les agents de la direction
Organiser le classement et l'archivage de dossier
Gérer le stock des fournitures bureau avec respect du budget alloué
Partager les bonnes pratiques dans le cadre, entre-autre, du réseau des assistant.es pour des missions transversales (échanges, appui, aide à la décision etc…)
Proposer et rédiger des procédures de travail en veillant à la transversalité
Accueillir, former et accompagner les nouveaux arrivants
Participer à la conception et mettre à jour des supports de communication
Rédiger des courriers de réponse et créer des modèle-types de documents

Ces missions sont réalisées en partenariat étroit avec l’assistante de direction et l’assistante du service SAFH de façon à garantir une parfaite circulation de l'information et une gestion efficace de la charge de travail.

Activités ponctuelles : Participation à la réalisation des missions de l’assistante de direction et/ou des autres secrétaires de la direction), en cas d’absence (permanence) ou pour gérer les pics d’activité.

RELATIONS HIERARCHIQUES

L’agent dépend directement de (n + 1) : Directeur-trice de l'aménagement
L’agent encadre directement (n-1) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

Au sein de la Direction : Adjoint-e au-à la directeur-trice e de l'aménagement et Chef-fe de service accompagnement des projets des territoires, assistant-e de direction et assistant-e du service aménagement, foncier et habitat (SAFH)

Au sein de la collectivité : Relations fréquentes avec les services de la collectivité et notamment avec la direction générale des services

Partenaires extérieurs : Les interlocuteur·trice·s de la DIRAM (technicien·ne·s et élu·e·s des collectivités territoriales, pays, conseils de développement, EPCI, Association des îles du Ponant, Services de l’État, et autres partenaires…)

Lieu de travail : Rennes site atalante

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…) :une continuité du service dans la journée et l'année est assurée au sein du pôle, une complexité du poste résultant des contacts Outlook/Teams fréquents, de la polyvalence des tâches demandées, des délais courts de certaines tâches et de la gestion d'un secrétariat sur des activités très transversales.

Dotation particulière :

Equipement de protection individuelle : ☐ OUI ☒ NON

DGA : Pôle développement territorial (DGADT)

Direction hiérarchique : Direction de l’aménagement (DIRAM)

Direction métier :

Service :

Pôle : Pôle secrétariat aménagement (POSAM)

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Sébastien GODEFROY, Directeur de l'aménagement

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire

Très bonne connaissance et compréhension de l’activité de la direction et des missions de chacun·e·s des agent·e·s
Technique et pratique de l’accueil téléphonique
Excellente maîtrise des logiciels de bureautique, d’internet et de suivi (Amzer, Ariane, RH-social, Déplacements, KDS, EasyReco, Iparapheur…)
Référente CONTACT pour la direction
Excellente maîtrise des outils de visioconférence (teams, zoom)
Connaître et respecter la charte graphique de la collectivité
Capacité de mise en forme de documents et aptitude à la rédaction sommaire
Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
Connaître les procédures internes
Connaissance du logiciel de gestion de dossiers et de gestion financière (Progos, Aiden)

Savoir-être

Avoir de bonnes qualités relationnelles
Avoir le sens de l'accueil
Sens de l’organisation et de la gestion du temps
Discrétion, disponibilité, grande rigueur professionnelle
Souci de réactivité et esprit d’initiative
Savoir rendre compte
Goût prononcé pour le travail collectif et aptitudes à travailler en équipe

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...