Assistant Médico Administratif (F / H)

Mission

La (le) secrétaire des responsables de pôle d’activité clinique a pour mission d’assurer  :

La gestion de l’accueil et l’orientation des différents interlocuteurs

Le traitement, la circulation de l’information et de la documentation liés au suivi des dossiers

La gestion logistique des réunions, des déplacements professionnels …

Ce poste s’inscrit dans le cadre de la nouvelle gouvernance hospitalière, l’exercice de la fonction implique une dynamique de transversalité médico-administrative.

En complément, la (le) secrétaire de la consultations (CMPI Quimper 3) a pour mission d’assurer  :

L’accueil et renseignements des familles, partenaires

Organiser et planifier les rendez-vous des différents consultants

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier du patient (DPI)

MISSIONS PRINCIPALES

Secrétariat du médecin responsable de pôle et du cadre supérieur de santé :

Accueil physique, téléphonique et messagerie  : réception, traitement et orientation

Traitement et mise en forme de documents, rapports, notes d’information, courriers, diaporamas…

Gestion et transmission des informations

Préparation, classement, archivage, suivi des documents / dossiers  : courriers, notes, rapports, dossiers

Reproduction de documents

Prise de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus

Conseils de Pôle  : organisation, préparation (de la salle, projection de documents…), rédaction des comptes rendus et diffusion

Gestion des fournitures de bureau

Organisation de jurys de recrutement en lien avec les directions supports

Gestion des plannings médicaux, congés des médecins

Suivi des indicateurs de liste d’attente pour les consultations

Consultations

Accueil physique et téléphonique des patients

Prise de renseignements administratifs pour les demandes de premiers rendez-vous

Prise de rendez-vous, gestions des agendas et liens entre les différents professionnels pour l’organisation des rendez-vous communs (familles, partenaires…)

Prise de messages en l’absence ou indisponibilité des différents professionnels

Gestion des DPI  : veille à la bonne tenue, au respect de la confidentialité, à la sécurité des informations

Saisie informatisée des comptes rendus, courriers…

Numérisation des documents (courriers, examens complémentaires…)

Archivage de dossiers

Saisie de l’activité

Gestion des bons de transport

Profil

SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION

Identifier et évaluer les demandes des différents interlocuteurs internes ou externes au pôle

Synthétiser et classer les informations selon leurs priorités afin de les transmettre aux responsables du pôle, en assurer le suivi

Maîtriser les plans de classement et d’archivage

Utiliser des méthodes de travail efficaces, rapides et concrètes, notamment dans le classement, traitement et suivi des différents dossiers

Maîtriser l’outil informatique et les logiciels nécessaires (Word, Excel, power point, intranet, logiciel plannings médicaux…)

Utiliser les différentes procédures et recommandations en vigueur dans l’établissement

Connaître les techniques de secrétariat et de bureautique

Garantir la bonne tenue des DPI

Participer à l’évaluation de ce poste afin de faire évoluer celui-ci

QUALITES REQUISES

Accueil et écoute

Analyse et synthèse

Rigueur, autonomie

Maîtrise de la langue française (orthographe…)

Confidentialité et réserve

Adaptabilité

Candidature à adresser avant le 20 Juin 2024 : lettre, CV et 3 derniers entretiens d’évaluation

Poste à pourvoir au : 1er septembre 2024