Assistant Médico Administratif (F/H)

Mission

La (le) secrétaire des responsables de pôle d’activité clinique a pour mission d’assurer :

• La gestion de l’accueil et l’orientation des différents interlocuteurs

• Le traitement, la circulation de l’information et de la documentation liés au suivi des dossiers

• La gestion logistique des réunions, des déplacements professionnels …

Ce poste s’inscrit dans le cadre de la nouvelle gouvernance hospitalière, l’exercice de la fonction implique une dynamique de transversalité médico-administrative.

En complément, la (le) secrétaire de la consultations (CMPI Quimper 3) a pour mission d’assurer :

• L’accueil et renseignements des familles, partenaires

• Organiser et planifier les rendez-vous des différents consultants

• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier du patient (DPI)

MISSIONS PRINCIPALES

Secrétariat du médecin responsable de pôle et du cadre supérieur de santé :

• Accueil physique, téléphonique et messagerie : réception, traitement et orientation

• Traitement et mise en forme de documents, rapports, notes d’information, courriers, diaporamas…

• Gestion et transmission des informations

• Préparation, classement, archivage, suivi des documents / dossiers : courriers, notes, rapports, dossiers

• Reproduction de documents

• Prise de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus

• Conseils de Pôle : organisation, préparation (de la salle, projection de documents…), rédaction des comptes rendus et diffusion

• Gestion des fournitures de bureau

• Organisation de jurys de recrutement en lien avec les directions supports

• Gestion des plannings médicaux, congés des médecins

• Suivi des indicateurs de liste d’attente pour les consultations

Consultations

• Accueil physique et téléphonique des patients

• Prise de renseignements administratifs pour les demandes de premiers rendez-vous

• Prise de rendez-vous, gestions des agendas et liens entre les différents professionnels pour l’organisation des rendez-vous communs (familles, partenaires…)

• Prise de messages en l’absence ou indisponibilité des différents professionnels

• Gestion des DPI : veille à la bonne tenue, au respect de la confidentialité, à la sécurité des informations

• Saisie informatisée des comptes rendus, courriers…

• Numérisation des documents (courriers, examens complémentaires…)

• Archivage de dossiers

• Saisie de l’activité

• Gestion des bons de transport

Profil

SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION

• Identifier et évaluer les demandes des différents interlocuteurs internes ou externes au pôle

• Synthétiser et classer les informations selon leurs priorités afin de les transmettre aux responsables du pôle, en assurer le suivi

• Maîtriser les plans de classement et d’archivage

• Utiliser des méthodes de travail efficaces, rapides et concrètes, notamment dans le classement, traitement et suivi des différents dossiers

• Maîtriser l’outil informatique et les logiciels nécessaires (Word, Excel, power point, intranet, logiciel plannings médicaux…)

• Utiliser les différentes procédures et recommandations en vigueur dans l’établissement

• Connaître les techniques de secrétariat et de bureautique

• Garantir la bonne tenue des DPI

• Participer à l’évaluation de ce poste afin de faire évoluer celui-ci

QUALITES REQUISES

• Accueil et écoute

• Analyse et synthèse

• Rigueur, autonomie

• Maîtrise de la langue française (orthographe…)

• Confidentialité et réserve

• Adaptabilité

Candidature à adresser avant le 20 Juin 2024 : lettre, CV et 3 derniers entretiens d’évaluation

Poste à pourvoir au : 1er septembre 2024