Collaborateur-ice de cabinet

À propos de nous

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

La Sorbonne Nouvelle en chiffres :

• 15 570 étudiant-es (dont un tiers d'étudiant-es internationaux)

• 710 enseignant-es-chercheurs-euses et 900 chargé-es de cours

• 620 personnels administratif.ves et de bibliothèques

• 83 parcours en Licence et 69 parcours-type en Master

• 5 écoles doctorales

• 29 unités de recherche

• Un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays

Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr

Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.

Conditions de travail et vie de campus :

• Des cycles de travail hebdomadaires au choix :
o 35h hebdomadaire avec 46 jours de congés
o 38h55 hebdomadaire avec 47 jours de congés + 7 jours de RTT

• Un aménagement du temps de travail modulable :
o sur 5 jours
o sur 4,5 jours
o en mode alterné (semaine de 5 jours et semaine de 4 jours)

• Le forfait mobilités durables

• Des professionnels à votre disposition en matière d’accompagnement professionnel : service développement des compétences, médecine de prévention, assistante sociale, correspondant handicap, …

Présentation de la direction :

Le Cabinet de la présidence :
• Assure la gestion quotidienne du secrétariat du président : gestion des dossiers et des agendas, correspondance, accueil téléphonique, organisation des déplacements et réunions...
• Est l'interface entre la communauté universitaire et les partenaires extérieurs : relations avec le Ministère, les organismes de recherche, les collectivités territoriales...
• Veille au suivi des manifestations internes et externes de l'Université. Le cabinet assure la coordination des chargé.e.s de mission et de l'équipe présidentielle, met en place des contacts permanents avec les composantes et les différents services de l'Université.
• Assure la préparation et le suivi des instances de l'université

Mission

Conditions d'exercice :
Création ou vacance poste : Création
Catégorie d’emploi et corps : Catégorie A – ASI
Emploi-type REFERENS III : J3C44 – Assistant-e en gestion administrative

• Poste non permanent, à forte dimension organisationnelle

• Travail en interaction étroite avec l’ensemble du cabinet

• Respect strict des règles de confidentialité

Activités principales :

A- Appui et coordination de l’équipe présidentielle

- Traiter les sollicitations adressées à l’équipe présidentielle

- Rédiger les notes, interventions et discours

- Suivre l’agenda de l’équipe présidentielle

- Suivre les propositions de la Convention Citoyenne Etudiante pour le Climat

B- Organisation, protocole et événementiel

- Organiser et suivre l’activité événementielle et les manifestations scientifiques.

- Coordonner les cérémonies officielles (invitations, déroulé, protocole, accueil).

- Assurer le bon déroulement des activités liées à la vie de campus.

C- Relations institutionnelles et internationales

- Développer les relations institutionnelles et actions de l’université avec ses partenaires (Ville de Paris, Ministères, Chancellerie, Mairies d’arrondissements, Acteurs jeunesse…)

- Faciliter l’accueil des délégations étrangères

- Contribuer à la valorisation de la politique internationale de l’université

- Réaliser une veille institutionnelle

D- Activités complémentaires

- Appui à la communication des événements de l’université

- Appui ponctuel à la gestion administrative des déplacements

- Participer aux réunions internes du cabinet

Profil

Connaissances :
- Environnement administratif et institutionnel
- Fonctionnement général des instances
- Procédures administratives courantes

Compétences opérationnelles :
- Organisation, polyvalence, travail en équipe, réactivité
- Capacité à suivre des procédures et à les appliquer
- Qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, outils collaboratifs)

Compétences comportementales :
- Discrétion professionnelle
- Sens du service public
- Capacité à travailler en équipe
- Respect de la hiérarchie et des consignes

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :
- Bac+2 en sciences politiques, affaires publiques, organisations culturelles, plaidoyer.
- Expérience en cabinet, administration publique ou appui à une direction appréciée.
- Une expérience en environnement universitaire est un atout.
- Appétence pour le secteur culturel, les institutions publiques et les thématiques liés à l’éducation, la jeunesse, l’accès aux droits.

• L'envoi d'une lettre de motivation est obligatoire.