ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Et si vous rejoignez un organisme social et solidaire, en développement permanent ?

Depuis 1969, Hauts-de-Seine Habitat, premier bailleur social du département, continue à innover et à développer des solutions de logement pour tous, en mettant le locataire au cœur de ses actions.

Rejoindre Hauts-de-Seine Habitat, c'est intégrer un office composé de 850 collaborateurs, tous animés par la fierté de travailler pour une mission de service public, dans un organisme portant des valeurs fortes : le sens du service, le sens des responsabilités, l'exemplarité et l'esprit d'équipe.

Nous recherchons des collaborateurs motivés par notre mission d'intérêt général, appréciant le travail en transversal, dans l'objectif de relever ensemble les défis du logement de demain et atteindre l'entière satisfaction de nos locataires.

Sous la responsabilité Hiérarchique du Directeur de proximité, l’assistant de direction assiste le Directeur de proximité et/ou Adjoint au DP dans l’exercice de ses/leurs fonctions et contribue au bon fonctionnement administratif de la direction en apportant un appui permanent en matière d’organisation, de gestion et de suivi des dossiers, de communication et d’accueil. Il centralise et coordonne les flux d’informations de la direction de proximité.

Dans ce cadre, il assure les missions suivantes :

· Assistance administrative / Appui organisationnel à la direction :

- Piloter et garantir la procédure de dématérialisation du courrier,

-Assurer le suivi de l’activité de la direction en préparant et réalisant des reportings (rapport d’activité/tableaux de bord) et documents de communication,

-Gérer la documentation : tri, suivi, archivage des documents y compris électroniques,

-Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique,

-Assurer l’exécution et le suivi des procédures administratives,

-Gérer les agendas, planifier les réunions et en rédiger les comptes rendus,

-Coordonner les informations entre le directeur (et/ou son adjoint) et ses interlocuteurs,

-Assurer la remontée d’information et anticiper certaines situations difficiles pour alerter,

-Prendre en charge des missions spécifiques en autonomie dont l’organisation d’événements spécifiques, à la demande du directeur et/ou adjoint,

-Gérer et/ou suivre les projets et les activités de la Direction de proximité,

-Participer aux réunions et en établir les comptes rendus,

-Participer à toutes missions administratives et/ou relation client de façon temporaire

· Accueil physique et téléphonique des visiteurs du directeur et/ou adjoint :

-Répondre aux différentes demandes et sollicitations,

-Accueillir et orienter le visiteur vers les bons collaborateurs,

-Prendre les rendez-vous,

-Organiser la logistique des visites (préparation des badges, visite des locaux, accueil des nouveaux arrivants…),

-Recevoir et filtrer les appels téléphoniques,

-Traiter les demandes ou orienter les appels.

· Santé et sécurité au travail :

-Missions : Respecter les consignes en lien avec la santé et la sécurité au travail / Supprimer les risques présents dans son environnement de travail / Remonter tout dysfonctionnement constaté et toute possibilité d'amélioration

-Responsabilités : Alerter un collègue qui ne respecterait pas les consignes de sécurité.

Compétences techniques :

·Connaissance de l’environnement du logement social,

·Parfaite connaissance de l’organisation

·Maîtrise des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, Word) et informatiques (logiciel Aravis),

·Connaissance souhaitable des procédures internes notamment en comptabilité.

·Gestion de l’accueil physique et téléphonique

·Maîtrise de la bureautique et des outils du secrétariat

·Maîtrise des outils de reporting

·Maîtrise des outils de communication

Compétences comportementales :

·Autonomie

·Sens de l’organisation

·Réactivité

·Adaptabilité et sens des priorités

·Discrétion

·Diplomatie

·Qualités rédactionnelles

Proactivité