Assistant de direction mutualisée Observatoire - Ressources Humaines H/F

Créée au 1er janvier 2016, Grand Paris Sud Est Avenir (GPSEA) est une intercommunalité francilienne dont le siège est situé à Créteil, et qui regroupe 321 066 habitants sur un territoire de 16 communes.

Le Territoire est desservi notamment par le RER A et D, la ligne 8 du métro et l'A86. Toutes les informations sont sur le site internet de GPSEA.

Contexte

Afin d’éclairer la mise en œuvre de ses politiques publiques et la connaissance du territoire et de ses habitants, Grand Paris Sud Est Avenir s’est doté d’une Direction de l’Observatoire.

Elle est composée d’une dizaine d’agents aux profils divers (compétences techniques, issues des sciences humaines, etc.).

L’Observatoire met en œuvre un accompagnement des autres directions et des communes, en réalisant des diagnostics, des analyses, des cartes ou des études.

Elle partage également de la connaissance territoriale avec les habitants par l’intermédiaire de publications régulières, de cartes à destination du grand public ou encore d’évènements participatifs (consulter quelques travaux).

La Direction des Ressources Humaines comprend 42 agents, répartis en 4 pôles (ressources, qualité de vie et conditions de travail, carrière-paie et recrutement-mobilité-formation).

Elle est au cœur du fonctionnement de la collectivité, au service des agents et des managers, tant pour faciliter le quotidien que pour préparer les améliorations de demain.

En qualité d’assistant de direction, vous travaillerez en lien étroit avec les directeurs.trices et leurs adjoints.es pour concourir au bon fonctionnement des 2 directions.

Missions

Sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’Observatoire, vous assurerez les missions suivantes :

La gestion administrative quotidienne :

• Assurer la gestion des agendas des directeurs.trices et leurs adjoints.es, ainsi que la montage de réunions (recherche et confirmation de dates, réservation des salles, relance des participants, préparation des salles, impression des supports ) ;
• Prendre en charge l’accueil téléphonique, la gestion des appels et le filtrage téléphonique selon les besoins ;
• Gérer le courrier reçu et envoyé (enregistrement, distribution, envoi, gestion des parapheurs, publipostage, relecture, mise en page ou rédaction de courriers).

L’appui à l’organisation :

• Participer au montage des événements organisés par les directions (commandes fournisseurs, invitations / relances, logistique ), que ce soient des évènements extérieurs (exemple des Rencontres prospectives) ou des temps pour les agents (exemple des séances d’ostéopathie) ;
• Être le contact privilégié pour certains marchés publics, assurer le lien avec les prestataires concernés (exemple des réservations de billets et d’hébergements pour les agents) et suivre l’exécution budgétaire annuelle ;
• Organiser et alimenter le fichier des contacts des directions.

La coordination documentaire :

• Assurer la gestion des abonnements aux périodiques de la collectivité ;
• Piloter le classement, l’archivage, la gestion de la documentation et des fournitures ;
• Mettre en place des veilles pour alimenter les réflexions des directions et de la DGA.

Profil recherché

• Connaissance et expérience en secrétariat ;
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Sens du travail en équipe ;
• Aisance relationnelle ;
• Appétence aux sujets traités par la direction ;
• Compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales ;
• Autonomie et adaptabilité, capacité à travailler dans un contexte mouvant.

Formation

Formations et / ou expériences en tant qu’assistante de direction souhaitées

Conditions du poste

• Poste basé dans des bureaux récents et agréables à Créteil (proximité du métro 8) ;
• Possibilités de télétravail avec des outils disponibles
• Participation employeur aux mutuelles labellisées et comité d’entreprises attractif (CNAS) ;
• Solutions de restauration et véhicules de déplacement pour les réunions extérieures ;
• Rémunération statutaire + RIFSEEP.
Il y a plus de 30 jours