Alternant assistant administratif Career Center (H/F)

À propos de nous

Grande École du Numérique créée en 1936, l’Efrei est un acteur indépendant majeur de l’enseignement supérieur et de la transformation numérique.

Installée à Paris ainsi qu’à Bordeaux, l’Efrei forme 5 200 étudiants dans son programme Grande École d’ingénieurs et dans ses Programmes Experts du numérique (bachelors, mastères ), et propose également une offre de formation continue.

Rejoindre l’Efrei, c’est bien plus que rejoindre simplement un leader de l’enseignement supérieur de premier plan, c’est vouloir s’engager dans un projet pédagogique et humain centré sur les étudiants, avec l’assurance d’avoir les moyens de ses ambitions tout en vivant dans un cadre professionnel exceptionnel au sein de nos campus.

Leader indépendant reconnu d’intérêt public par l’État (EESPIG), l’Efrei est habilitée par la Commission des titres d’ingénieurs (CTI) et fait partie de la Conférence des Grandes Écoles.

Depuis janvier 2022, l’Efrei est établissement composante de Paris Panthéon-Assas Université.

Mission

Le Career Center de l’Efrei facilite et accompagne le contact entre les étudiants de l’école et les entreprises, participe au placement des apprentis ou stagiaires et au développement des ressources de l’établissement.

Rattaché(e) à la responsable back-office des stages, l’alternant(e) assistant(e) administratif(ive) assure la coordination du suivi des stages étudiants, incluant l'édition des conventions, la collecte des rapports et des évaluations, la planification des soutenances, la gestion des fichiers de suivi, la participation à l'amélioration des processus et outils du service, ainsi que le reporting de l'activité.

Élaborer et réviser les conventions de stage pour un groupe spécifique d'étudiants, en veillant à leur conformité aux normes et réglementations en vigueur.

Coordonner la collecte des rapports de stage auprès des étudiants, en assurant leur complétude et leur cohérence.

Superviser la récupération des livrables liés à l'exécution des stages, tels que les grilles d'évaluation des entreprises et les bilans intermédiaires, afin de garantir le suivi rigoureux des activités de stage.

Assurer la qualité de l'évaluation des rapports de stage en effectuant des vérifications et des corrections si nécessaire, tout en fournissant un feedback constructif aux étudiants.

Planifier et organiser les séances de soutenance de stage, tout en gérant efficacement les processus de notation pour assurer une évaluation juste et équitable des prestations des stagiaires.

Contribuer activement à l'amélioration continue des outils de communication et des processus du Career Center, en proposant des idées et des solutions innovantes pour optimiser l'efficacité opérationnelle.

Participer activement à la mise en œuvre et au déploiement d'un nouvel outil de gestion des stages, en collaborant avec les équipes concernées pour tester, configurer et documenter les procédures d'utilisation de l'outil.

Profil

Vous préparez un Bac+2 ou Bac+3 en alternance, et possédez une forte appétence pour les tâches administratives.

A l’aise avec les outils informatiques, vous maitrisez le Pack Office et possédez d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.

Votre dynamisme, votre réactivité et votre capacité d’adaptation vous permettent de travailler en mode multitâches.

Vous êtes méthodique, organisé(e) et aimez travailler en équipe.