Secrétaire d'agence (H/F)

Descriptif du poste

:

La/Le Secrétaire d’agence sera amené(e) à :

• Assurer l’accueil des clients et la gestion des appels téléphoniques :
• Accueillir les clients et répondre à leurs demandes,
• Gérer les appels téléphoniques,
• Réceptionner, rédiger et transmettre des courriers et mails,
• Gérer l’agenda de son responsable,
• Utiliser l’outil collaboratif de gestion des évènements importants,
• Rédiger des supports de communication interne (note, tableau de service…).

• Faire le lien avec les correspondants, et distribution des sujets,
• Gérer administrativement les correspondants (notes de frais, création de compte),
• Gérer le volet pratique de l'agence - consommables, problèmes techniques, diverses commandes, lien avec l'équipe de ménage,
• Établir le calendrier des évènements de nos 19 communes en lien avec les services com' municipaux et faire une veille internet assidue,
• Préparer l'agenda, les brèves - parfois des zooms - et les gardes pour les pages Aubagne, La Ciotat et D'Aubagne à La Ciotat,
• Gérer les archives de l'édition locale,
• Faire le lien avec les RH, le service informatique et le service technique du siège,
• Gérer administrativement les stagiaires,
• Suivre l'agenda collectif des journalistes, avec piqures de rappel.

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra être complétée par de nouvelles tâches liées à cette fonction.

Domaines de compétences souhaités :

• Connaissance de l’univers des médias
• Connaissance des outils bureautiques
• Savoir hiérarchiser et classer des documents
• Outils collaboratifs et bureautiques : Microsoft Office 365

Profil recherché :

La/Le Secrétaire d’agence doit être :

• Titulaire d’un Baccalauréat ou études dans le secrétariat
• Expérimenté(e) : une première expérience dans les métiers du secrétariat est souhaitable
• Autonome
• Bon communicant : Être à l’écoute
• Flexible et Disponible
• Rigoureux et Méthodique

Remunération: 23 200 euros bruts mensuels payés sur 13 mois