Secrétariat
LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES APHP. CENTRE-UNIVERSITE PARIS CITE
- Directrice de l’HEGP
- Adjointe à la directrice de l’HEGP
- Directrices des opérations HEGP
FONCTIONNELLES
- Assistante de la directrice de l’HEGP
- Ensemble des directions fonctionnelles du groupe hospitalier
- Communauté médicale
- La Direction générale, le secrétariat général de l’APHP et les Directions du Siège de l’APHP
- Les Directions des autres groupes hospitaliers
- Les partenaires extérieurs : élus, organismes de tutelle, autres établissements de santé, les usagers du service public
ACTIVITES
L’assistante de direction recrutée sera en charge du secrétariat de l’adjointe à la directrice sous le tutorat de l’assistante de direction de la directrice d’HEGP.
Missions générales :
- Assurer le secrétariat de l’adjointe à la directrice de l’HEGP, et des deux directrices des opérations de l’HEGP
- Assurer des missions d’appui à la gouvernance des blocs opératoires en lien avec la directrice des opérations en charge des blocs
- Assurer la gestion de l’hôtel hospitalier en lien avec l’adjointe à la directrice
Missions permanentes :
- Prise de rendez-vous et gestion des agendas
- Préparation des documents relatifs à l’agenda
- Organisation de réunions et des instances
- Réservation des salles de réunion et préparation de ces salles
- Gestion des gardes administratives : gestion du planning ADG2 et diffusion,
- Gestion des congés de l’adjointe à la directrice et des DOP
- Aide aux tâches administratives et logistiques des Directrices des opérations (commande de consommables pour les services, lien avec l’informatique en cas de soucis …)
- Gestion des arrivées et des départs au sein de ces directions
- Gestion du courrier et des fax
- Commandes et gestion des fournitures et autres prestations
Missions partagées avec l’assistante de la direction :
- Accueil téléphonique et physique
- Réservation de salles de réunion relevant de la direction et installation
- Demandes SMAX et SAPHIR
- Assurer l’intérim de l’assistante de direction pendant son absence
Les missions pourront évoluer en fonction de l’actualité et de la charge de travail des deux assistantes de direction.
SAVOIR FAIRE REQUIS
Connaissances particulières :
-Maîtrise de l’outil informatique
- Connaissance de l’outil internet et intranet
Qualités professionnelles :
- Sens de la hiérarchie, savoir se positionner vis à vis de ses interlocuteurs
- Esprit d’équipe
- Sens des responsabilités
- Sens de l’organisation, rigueur et méthode
- Discrétion et écoute
- Capacité à gérer les priorités
Assistante de direction - Direction Générale F/H • Paris 15
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L'assistante de direction générale soutient le Directeur Général dans ses tâches administratives, gère les agendas, organise les voyages et les réunions, et participe à des missions RH. Voir plus
L'assistant(e) de direction assure la coordination administrative, la gestion de la relation client et le soutien opérationnel des équipes. Voir plus
L'assistant(e) de direction assure l'assistance administrative à la direction générale, gère les instances municipales, et accompagne les services. Voir plus
L'assistante de direction gère l'agenda, les déplacements, les réunions et la communication, tout en assurant la confidentialité. Voir plus
Assistant(e) du Président et de la Direction Générale, gérant les agendas, les réunions, les déplacements, et assurant la coordination au sein de l'entreprise. Voir plus
L'assistant de direction gère les tâches administratives, la gestion du personnel, le support comptable, l'organisation, la communication et la préparation des dossiers. Voir plus
L'assistant(e) assure des missions administratives, de secrétariat, et de comptabilité au sein du centre d'orthopédie, sous la direction du Directeur. Voir plus
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Assiste le dirigeant, gère l'agenda, la correspondance, et assure le suivi administratif. Voir plus
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L'assistante de direction gère l'agenda, les réunions, et l'administratif, tout en assurant le suivi des commandes et factures. Voir plus
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